Wer betrieblich oder privat viele Briefe versenden muss, sich aber weniger um Adressen und Aufdruck Gedanken machen möchte, sollte in eine professionelle Frankiermaschine investieren. In den meisten Unternehmen sind diese notwendig, um ein großes Volumen an Schriftverkehr effizient und geordnet zu bedrucken und zu versenden. Frankiermaschinen gibt es in vielen unterschiedlichen Größen, weshalb die Wahl nicht immer einfach ist. Daher schauen wir uns heute an, wie Sie die perfekte Frankiermaschine für Ihr Unternehmen oder Ihr Vorhaben finden.
1. Volumen des Postverkehrs
Die wichtigste Metrik ist auf jeden Fall die Anzahl der Briefe, die täglich, wöchentlich oder monatlich verschickt werden müssen. Je mehr Briefe, desto effizienter und schneller muss die Maschine auch arbeiten. Kleine Maschinen sind auf ein Volumen von bis zu zwanzig Briefen am Tag ausgelegt und sind daher ideal für kleine Unternehmen oder einen geringen Briefverkehr geeignet. Einige Maschinen sind aber auch auf mehrere hundert Briefe am Tag ausgelegt und dadurch effizienter, aber auch teurer.
Überschlagen Sie, wie viele Briefe Sie täglich verschicken und welche Investition sich anhand dessen am meisten lohnt. Das Postvolumen kann teilweise stark variieren, weshalb sowohl ein Durchschnittswert als auch der Höchstwert notwendig sind. Bedenken Sie also beide Aspekte bei der Auswahl.
2. Größe der Briefe
Briefe kommen in vielen unterschiedlichen Formen und müssen auch entsprechend frankiert werden. Zudem ist auch das Gewicht zu bedenken, denn es entscheidet über den Preis der Briefmarke und den späteren Versand. Eine Briefwaage ist bei einigen Geräten sogar direkt integriert, kann aber auch zusätzlich angebracht werden. Der Tarif wird dann entsprechend mit den aktuellen Daten der Deutschen Post berechnet.
Achten Sie bei der Auswahl der Frankiermaschine also darauf, welche Briefformate möglich sind. Einige Maschinen können sogar kleine Pakete frankieren. In den jeweiligen Produktdetails vom Hersteller ist vermerkt, um welche Art es sich handelt und was für Formate möglich sind. Auch hier lohnt sich ein Blick auf den eigenen Postverkehr, um den Kauf abzuwägen.
3. Platz und Lärm
Während kleine Frankiermaschinen nicht viel größer als ein herkömmlicher Drucker sind, nehmen große Maschinen wiederum eine Menge Platz ein. Suchen Sie sich also einen entsprechenden Ort im Büro, wo das Gerät nicht stört, aber trotzdem für jeden zugänglich ist. Frankiermaschinen sind nicht sonderlich laut, aber der Betrieb kann trotzdem den allgemeinen Arbeitsalltag stören. Ein separater Ort ist eine wunderbare Lösung, um genug Platz zu haben und störende Geräusche zu vermeiden.
4. Qualität und Verarbeitung
Wie beim Kauf aller technischen Geräte sollte auf eine gute Verarbeitung geachtet werden. Hier ist es ratsam, sich die Meinung vorheriger Käufer zurate zu ziehen und anhand von Rezensionen oder Hinweisen anderer Firmen die richtige Kaufentscheidung zu treffen. Frankiermaschinen sind eine Nische, die sich nur auf bestimmte Bereiche bezieht, weshalb man so viele Erfahrungsberichte wie möglich lesen sollte. Das Gerät kann einem Unternehmen viel Arbeit abnehmen, sollte aber auch reibungslos funktionieren und sich in die bereits bestehende digitale Infrastruktur einarbeiten lassen.
5. Support und Service
Einhergehend damit sollten Sie auch auf den Hersteller und deren Garantie achten. Eine gute Zusammenarbeit garantiert ein langlebiges Gerät. Bei Problemen können einem Mechaniker oder Experten zur Seite stehen. Hier eine gute Beziehung herzustellen kann dafür sorgen, dass technische Probleme schnell aus der Welt geschaffen werden. Auch hier sind Rezensionen und Tests eine gute Messlatte, aber ein direkter Kontakt zum Hersteller ist noch besser.
6. Eigenes Budget
Am Ende kommt es aber auch auf das eigene Budget an, denn Frankiermaschinen sind keine billige Anschaffung. Doch wer oft mit Briefen hantiert und diese nicht immer manuell frankieren möchte, für den ist diese Investition auf jeden Fall einen Blick wert. Selbst für kleine Unternehmen kann ein Kauf viel Arbeit und Zeit sparen.
Eine Frankiermaschine ist eine lohnende Investition für Unternehmen, die regelmäßig eine große Anzahl an Briefen versenden. Sie ermöglicht es, den Postverkehr zu automatisieren, Zeit und Kosten zu sparen und den gesamten Versandprozess effizienter zu gestalten. Bei der Auswahl der passenden Maschine sollten Sie alle genannten Faktoren berücksichtigen, von der täglichen Postmenge bis hin zum verfügbaren Platz im Büro.
Darüber hinaus lohnt es sich, den langfristigen Nutzen der Maschine zu betrachten. Eine gut gewählte Frankiermaschine reduziert nicht nur den Aufwand für das Personal, sondern trägt auch zu einer professionellen Außendarstellung des Unternehmens bei. Durch das integrierte Bedrucken der Briefe mit dem Firmenlogo und die Anpassung der Frankierungen an die jeweiligen Tarife der Deutschen Post können Sie den Versand weiter optimieren.
Eine sorgfältige Abwägung und die Investition in ein hochwertiges Modell zahlen sich somit auf lange Sicht aus. Denn nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch der Wartungsaufwand und die Unterstützung durch den Hersteller sind entscheidend für die Gesamtleistung der Maschine. Treffen Sie Ihre Wahl also mit Bedacht, damit Ihre Frankiermaschine perfekt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
