Sommerfeste erfreuen sich in vielen Unternehmen und Vereinen wachsender Beliebtheit. Allein schon wegen des sommerlichen Wetters bietet die warme Jahreszeit weitaus vielfältigere Möglichkeiten für die Gestaltung von Events als beispielsweise der Spätherbst und der Winter, wenn die Beschäftigten der meisten Unternehmen zu einer gemeinsamen Weihnachtsfeier zusammenfinden. Die Möglichkeit, unter freiem Himmel zu feiern, wird vor allem auch gern genutzt, um den Kreis der Mitfeiernden unkompliziert zu erweitern. Bei der Weihnachtsfeier wird häufig nur mit den Kolleginnen und Kollegen – bei größeren Firmen oft auch nur innerhalb einer Abteilung und nicht mit dem gesamten Unternehmen – in einem Restaurant oder einer Bar gefeiert. Zu einem Sommerfest im Freien können sich dagegen auch Belegschaften größerer Unternehmen komplett versammeln, und außerdem können Familienangehörige, Kunden oder Geschäftspartner mit eingeladen werden.
Gute Planung – Basis für ein erfolgreiches Event
Zudem lässt sich ein Sommerfest in einigen Fällen gut dafür nutzen, um sich als Unternehmen oder Verein der Öffentlichkeit zu präsentieren und auf diese Weise für sich zu werben. Denn ganz gleich, ob es sich um das Sommerfest eines Sportvereins oder eine Firmenfeier handelt, wenn sich im Freien eine größere Zahl von Personen versammelt, Musik zu hören ist und womöglich der Duft von Gegrilltem in der Luft liegt, zieht das früher oder später die Aufmerksamkeit von Nachbarn und Passanten auf sich. Damit das Sommerfest ein voller Erfolg wird, sollte mit der Planung frühzeitig begonnen werden. Zeitlich empfehlen sich vor allem Termine nach der Sommerferienpause, wenn die heißesten Tage schon vorüber sind, aber dennoch häufig noch angenehm warmes Wetter herrscht und alle wieder vom Sommerurlaub zurückgekehrt sind. Alternativ bieten sich auch Termine im Spätfrühling oder Frühsommer an, – bevor die Urlaubssaison beginnt und wenn es abends besonders lange hell ist. Sofern das eigene Firmengelände sich nicht dafür eignet, gilt es, möglichst früh einen geeigneten Ort für das Sommerfest zu finden und zu reservieren. Neben Ausflugsrestaurants oder Biergärten gibt es entsprechende Möglichkeiten auch bei manchen Sportvereinen mit größeren Freiflächen, aber auch beispielsweise bei einigen Hotels und Tagungsstätten. Eng verbunden mit der Wahl des Ortes ist die Frage nach der gastronomischen Betreuung der Gäste. Die beste Wahl ist hierfür meist, ein Catering in der Nähe zu bestellen, sofern es vor Ort keine gastronomische Einrichtung gibt. Bei sehr kleinen Teams mag es auch möglich sein, selbst zu grillen und die benötigten Speisen und Getränke zu besorgen, aber für größere Gruppen ist das in der Regel keine Option, weil die Abstimmung untereinander dann schnell sehr aufwendig wird.
Unterschiedliche Geschmäcker und Interessen berücksichtigen
Im Unterschied zu Weihnachtsfeiern, wo in der Regel gemeinsam gegessen wird, haben sich bei Sommerfesten unterschiedliche Stände bewährt, die auf dem Festgelände verteilt sind. So kann sich jeder selbst nach eigenem Geschmack mit den gewünschten Speisen und Getränken versorgen. Dies spricht ebenfalls für ein Catering durch einen oder mehrere externe Dienstleister. Zudem lassen sich auf diese Weise die verschiedenen individuellen Geschmäcker gut bedienen. Neben den besonders beliebten Grillspezialitäten können beispielsweise auch Fisch, Meeresfrüchte oder vegetarische beziehungsweise vegane Alternativen angeboten werden. Abgesehen von der Speisen- und Getränkeauswahl ist es auch hinsichtlich der einzuhaltenden Sicherheits- und und Hygienevorschriften sinnvoll, Profis zu engagieren. Beim Rahmenprogramm sollte ebenfalls daran gedacht werden, dass dieses abwechslungsreich gestaltet wird und für jeden etwas zu bieten hat. Sind Kinder mit dabei, freuen sie sich besonders, wenn es auf dem Festgelände auch einen Spielplatz, eine Hüpfburg oder einen Stand fürs Kinderschminken gibt. Neben organisatorischen und inhaltlichen Fragen dürfen bei der Planung eines Firmen-Sommerfests die steuerlichen Aspekte nicht vergessen werden. Besonders wichtig ist es, schon beim Einholen und Vergleichen der Kostenvoranschläge für das Catering und andere Kostenpositionen im Zusammenhang mit der Feier zu berücksichtigen, wie hoch die sich daraus ergebenden Zuwendungen für die einzelnen Beschäftigten sind und wie diese in Abhängigkeit von ihrer Höhe steuerlich behandelt werden müssen. So wird vermieden, dass die schönen Erinnerungen an das Fest später durch unangenehme Überraschungen in Form von steuerlichen Nachteilen getrübt werden.
