Personalberatung: Der umfangreiche Ratgeber

Gutes Personal zu finden ist für Unternehmen heute so wichtig wie nie zuvor. Denn während die Aufgabengebiete nicht zuletzt dank des technischen Fortschrittes in allen Branchen immer komplexer werden, herrscht zunehmend größerer Konkurrenzdruck zwischen den Unternehmen. Damit ein Unternehmen gut und zuverlässig funktioniert, sind vor allem exzellente Führungskräfte entscheidend. Diese müssen nicht nur dazu in der Lage sein, sich gut in Aufgabenprozesse hineinzudenken und diese zu steuern, sondern übernehmen auch hohe Verantwortung in Unternehmen. Gerade dieser Umstand macht es so schwer, Stellen mit dafür geeigneten Personen zu besetzen.

Abhilfe schaffen kann dann zum Beispiel eine Personalberatung. Ferner können sich auch Arbeitssuchende an diese wenden, um Unterstützung auf der Suche nach einer Stelle zu erhalten, die zu den eigenen Ansprüchen und Bedürfnissen passt. In diesem umfangreichen Ratgeber erläutern wir nicht nur, welche Vor- und Nachteile sich aus dem Hinzuziehen einer externen Personalberatung ergeben, sondern zeigen auch im Detail auf, wie diese für gewöhnlich arbeitet.

Personalberatung: Was versteht man darunter?

Sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht ist das Finden von Fachpersonal – und dafür vor allem für vakante Stellen – eine große Herausforderung. Hinzu kommt, dass der Bedarf an Führungskräften zwar allgemein hoch ist, diese aber oft nicht über die klassischen Kanäle rekrutiert werden können.

Da sich viele Unternehmen der beschriebenen Herausforderung nicht gewachsen fühlen, greifen sie zu einer anderen Variante, nämlich dazu, das Recruiting auszulagern, beziehungsweise es Firmen zu überlassen, die über ein entsprechend großes Netzwerk an potentiellen Bewerber/innen verfügen. Damit gemeint sind professionelle Personalberatungen. Von diesen kann man in den unterschiedlichsten Branchen profitieren, wozu es hier weitere Informationen gibt.

Laut Definition beraten Personalberatungsunternehmen Arbeitgeber bei der Suche nach geeigneten Führungs- oder Fachkräften. Unterstützung wird dabei zum Beispiel beim Suchprozess, später aber auch bei der Auswahlgeeigneter Kandidat/innen geleistet. Auf Wunsch helfen Personalberater den Arbeitgebern auch dabei, Recruiting- und Onboardingprozesse allgemein zu optimieren. Der Begriff bezeichnet demnach die persönliche Begleitung des Einstiegs von Kandidaten in ein Unternehmen, sowie die unterstützende Tätigkeit im Rahmen der damit verbundenen Aufgaben.

Vor- und Nachteile von Personalberatungen

Für Arbeitgeber hat das Hinzuziehen von Personalberatungen verschiedene Vor- und Nachteile. Diese sind im Einzelfall immer zu prüfen und gegeneinander abzuwägen. Letztendlich bleibt es jedem Unternehmen selbst überlassen, ob es sich zur Rekrutierung neuer Arbeitnehmer Unterstützung eines Personalberatungsunternehmens einholt. Wichtig sind in erster Linie die im Folgenden erläuterten Punkte.

Vorteile Personalberatung

Für viele Firmen unterschiedlicher Branchen stehen diese Vorteile im Vordergrund, wenn sie eine Personalberatung für sich beauftragen:

• Qualifikation und Qualität: Mitarbeitende von Personalberatungen sind im Normalfall hochqualifiziert in dem, was sie tun. Demnach fällt es ihnen leichter, exzellente Mitarbeiter für Unternehmen zu finden.
• umfassender Service: In vielen Fällen bieten Personalberater heute mehr als den reinen Service der Mitarbeitersuche. Häufig werden darüber hinaus Managementberatung, Coaching, sowie Trainings für Führungskräfte angeboten.
• breites Spektrum vermittelbarer Jobs: Personalberatungen sind dazu in der Lage, für Ihre Kunden Mitarbeiter vom Fach für fast jede erdenkliche Position zu finden. Ferner können mit ihrer Hilfe häufig die besten Fachkräfte für eine Position gefunden werden. Die Executive Search, also die Suche nach Führungskräften, fällt mit einem Beratungsunternehmen oft leichter.
• Nutzung des digitalen Wandels: Personalberatungen wissen die digitalen Medien optimal zu nutzen, um Kandidaten zu rekrutieren. Zudem verfügen sie oft selbst über eine sehr starke Präsenz in Social Media, was auch für die Kundenunternehmen von Vorteil ist.
• Professionelles Arbeiten: Personalberatungen sind darauf spezialisiert, Mitarbeiter für ihre Kunden zu finden. So verfügen sie auch über die dafür notwendige Expertise und Erfahrung. Dadurch, dass ihre Kernkompetenz bei der Rekrutierung neuer Fach- und Führungskräfte liegt, profitiert man als Kunde von einem stets verfügbaren Ansprechpartner.

Nachteile Personalberatung

Je nachdem, in welcher Branche man arbeitet und wie die eigenen Ansprüche und Voraussetzungen aussehen, kann es auch von Nachteil sein, eine Personalberatung zu beauftragen. Manche Firmen übernehmen die Personalsuche dann lieber selbst. Mögliche Nachteile des Beauftragens einer Personalberatung können sein:

• Kosten für Personalberatung: Für ihre Dienste berechnen Personalberatungen in der Regel ein Honorar. Unternehmen sollten dieses in ihrem Budget einkalkulieren.
• eventuell Schwierigkeiten dabei, eine verlässliche Personalberatung zu finden: Der Markt an Personalberatungen ist immer größer geworden. Dieser Umstand macht es Unternehmen nicht leicht, einen zuverlässigen Partner für die Kandidatensuche zu finden.

Aufgaben der Personalberatung auf einen Blick

Bei der Personalberatung wird zwischen unterschiedlichen Formen unterschieden. Sie alle verfolgen das Ziel, mit geeignetem Personal direkt in Kontakt zu treten. Was sich jedoch unterscheidet, sind die Methoden, sowie die Ebenen der zu besetzenden Stelle.

Executive Search / Direktsuche

Dabei suchen Personalberater nach geeigneten Führungskräften für die Geschäftsführung oder Vorstandsebene. Dazu zählen CEO, COO, CFO und CIO gleichermaßen wie Geschäftsführer/innen und Vorstände.

Headhunting: wenn Wunschkandidaten bereits feststehen

Der Begriff “Headhunting” bezeichnet die Vorgehensweise, auf bestimmte Personen zuzugehen, deren Name und Funktion bereits bekannt ist. Angesprochen werden dabei gezielt Führungskräfte in bestimmten Branchen und Funktionen, um diese für das auftraggebende Unternehmen zu gewinnen.

Active Sourcing – Kandidaten aus dem “Talentpool”

Dabei erfolgt die proaktive Ansprache von Spitzenkräften, mit dem Ziel, einen sogenannten Talentpool aus künftigen Mitarbeiter/innen aufzubauen. Dadurch ist es möglich, eine neue Vakanz schnellstmöglich mit dafür geeignetem Fach- und Führungspersonal zu besetzen.

Weitere Möglichkeiten mit Ansprache im Fokus

Von manchen Unternehmen werden Personalberatungen auch damit beauftragt, gezielt Kandidat/innen im Bereich des Marktumfelds anzusprechen. Dabei richtet sich die gewählte Strategie nach der Intention der Stellenbesetzung, wobei die Person und deren Position im Blick behalten werden. Dieser Fall tritt zum Beispiel dann ein, wenn Unternehmen einen neuen Bereich auf- oder ausbauen möchten, um ihre Marktposition zu stärken.

Das Onboarding – Verfahren nach der Vertragsunterzeichnung

Eine qualifizierte Personalberatung sollte die Arbeit mit Einstellung der vermittelten Kandidat/innen noch nicht beenden. Im Anschluss an die Vertragsunterzeichnung beginnt im Normalfall die sogenannte “Onboarding-Phase”. Dabei werden die ausgewählten Fach- und Führungskräfte des Unternehmens proaktiv während ihrer Einarbeitungsphase begleitet.

Das soll sicherstellen, dass Kündigungen während der Probezeit ausbleiben und die Einarbeitung beschleunigt wird. Gleichzeitig kann man so eine schnelle Performance-Entwicklung der neuen Mitarbeiter sowie eine fundierte Integration in das neue Umfeld gewährleisten.

Prozessberatung zum Recruiting

Auch für Unternehmen, die sich bereits selbst um Active Sourcing kümmern, beziehungsweise ein eigenes Bewerbermanagement betreiben und optimieren möchten, bieten Personalberatungen Hilfe in Form von professioneller Beratung. In dieser geht es um sämtliche Prozesse, die von der Stellenbeschreibung, über die Bewerberkommunikation, den Recruiting-Prozess, das Bewerbermanagement und die Bewerbungsgespräche bis zum Coaching für Einstellungsgespräche reichen.

Wann benötigt man eine Personalberatung?

Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen, den Service einer Personalberatung in Anspruch zu nehmen. Häufig erhalten Unternehmen zwar bereits Bewerbungen, sind jedoch mit deren Qualität unzufrieden und möchten mehr aus der Personalgewinnung herausholen. Bei anderen besteht der Wunsch, ihre ausgeschriebenen Positionen strategisch zu besetzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Die folgenden typischen Szenarien zeigen, was Unternehmen dazu bewegt, eine Zusammenarbeit mit Personalberatungen einzugehen:

• unzureichende Auswahl und mangelnde Qualität der Bewerber/innen
• Suche nach leistungsorientierten Spezialisten
• Ausbau von Wettbewerbsvorteilen durch die Einstellung optimaler Fach- oder Führungskräfte
• Wunsch nach langfristiger Verpflichtung der besten Kandidat/innen in einem bestimmten Bereich
• Unterstützung der Personalberatung im Sinne des Business Process Outsourcings (BPO)
• Optimierung und Professionalisierung bereits bestehender Prozesse im Recruiting-Bereich

Eine wichtige Rolle spielen für Firmen die Diskretion, Neutralität sowie der Imageschutz, den professionelle Personalberatungen bieten. Weiterhin entscheidend ist, dass die Ressourcen der Unternehmen durch Unterstützung externer Dienstleister besser genutzt werden können. Die Mitarbeiter/innen von Personalberatungen waren in früheren Berufen häufig selbst in ähnlichen Tätigkeiten aktiv. Dadurch verfügen sie über das Wissen, welches es braucht, um qualifizierte Bewerber/innen von solchen zu unterscheiden, die nicht zu den Anforderungen einer bestimmten Stelle passen.

Richtiger Ablauf bei der Suche nach Mitarbeitern

Einen allgemeingültigen Ablauf, den Personalberatungen bei der Suche nach Mitarbeitenden bestreiten, gibt es nicht. Jedes Unternehmen entwickelt dafür seine eigenen Methoden. Zudem können einzelne Schritte auch mit den jeweiligen Kunden abgesprochen und angepasst werden. Der folgende Ablauf ist dennoch ein repräsentatives Beispiel dafür, wie viele Personalberatungen bei der Besetzung von Stellen vorgehen.

1. Erstellen von Anforderungsprofilen: Noch bevor es mit der eigentlichen Rekrutierung losgehen kann, muss ein genaues Anforderungsprofil für die betreffende Stelle definiert werden. Dabei wird auch eine Definition darüber entwickelt, welchem Berufsbild im Unternehmen nachgegangen wird und wie das Kandidatenprofil für die offene Position im Detail aussehen muss.
2. Recruiting-Phase: Die Ausschreibung der Stelle wird innerhalb der Recruiting-Phase vorgenommen. Hierbei können auch sogenannte Headhunter zum Einsatz kommen und aktiv auf potentielle Kandidaten zugehen. Relevanz hat das vor allem für solche Stellen, welche mit hochqualifiziertem Personal oder Führungskräften zu besetzen sind. Immer häufiger wird heute Social Media in den Prozess der Direct Search einbezogen. Das hat vor allem im Zusammenhang mit Active Sourcing einige Vorteile, darunter den, dass dadurch ein sehr großes Netzwerk an möglichen Kandidat/innen greifbarer wird. Zudem ist es so problemlos möglich, Stellenanzeigen im internationalen Raum zu bewerben.
3. Prüfung der Kandidaten durch die Personalberater: Sämtliche Bewerbungen, die bei den Personalberatern selbst eingehen, werden zunächst ausgiebig mithilfe verschiedener Eignungsdiagnostiken überprüft. Dieses Verfahren soll sicherstellen, dass ausschließlich geeignete Kandidat/innen für einen bestimmten Job gefunden werden. So spielen bei potentiellen Führungskräften zum Beispiel die Soft Skills eine große Rolle. Personalberatungen arbeiten in dieser Hinsicht meist äußerst sorgfältig, was unter anderem damit zusammenhängt, dass sie andernfalls ihren guten Ruf verlieren können.
4. Prüfung der Bewerber/innen durch das Unternehmen: Nach Abschluss der Recruiting-Phase, wird dem Unternehmen eine Auswahl geeigneter Bewerber/innen von der Personalberatung zur Verfügung gestellt. Das gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, diese nochmals einer eigenständigen Überprüfung zu unterziehen und den oder die Kandidaten/Kandidatin auszuwählen, der oder die tatsächlich am besten geeignet ist.

Gute Personalberatung auswählen

Dass es heutzutage so viele unterschiedliche Personalberatungen gibt, stellt einerseits einen Vorteil dar. Auf der anderen Seite ist es gar nicht so einfach, den besten Dienstleister für sich zu finden. Unternehmen sollten deswegen auf bestimmte Kriterien achten, mit denen sich eine professionelle Unternehmensberatung erkennen lässt. Das sind die wesentlichen drei Faktoren:

• Erfahrung: Gute Personalberater sollten über eine eigene gesetzte Personalentscheidungskompetenz verfügen. Das bedeutet auch, dass diese aus eigenen und erwiesenen Erfahrungen hervorgeht. Erst dann, wenn Personalberater über Jahre hinweg ihre eigenen Erfahrungen in der Personalarbeit sammeln konnten, sind sie dazu in der Lage, Auftraggebern eine professionelle Beratung zu bieten.
• fachliche Kompetenz: Um wirklich geeignetes Personal für Unternehmen zu finden, genügt es nicht, eine Stellenausschreibung zu verfassen und diese Menschen zu zeigen, die eventuell geeignet sein könnten. Gute Personalberatungen verfügen über ausgeklügelte Methoden, die sie sich im Laufe der Zeit angeeignet und immer wieder erprobt haben. Um alle Entscheidungsfaktoren und Schnittstellen im Rahmen des Recruitings ausfindig zu machen, müssen sich Personalberatungen umfassend mit ihren Auftraggebern beschäftigen
• Verantwortung: Gute Personalberatungen müssen sich so in ihre Auftraggeber hineinversetzen können, als wären sie es selbst, die geeignete Kandidaten für ihr Unternehmen finden wollen. Möglich ist das nur auf partnerschaftlicher Ebene mit dem auftraggebenden Unternehmen. Eine professionelle Personalberatung ist zu 100 Prozent selbst daran interessiert, mit ihrer Arbeit gute Ergebnisse zu erzielen und sieht den Auftrag nicht direkt mit Unterzeichnung der Verträge als beendet an.

Personalberatungen: Auch für Bewerber geeignet

Nicht nur Unternehmen, sondern auch Bewerber setzen zunehmend auf die unterstützenden Maßnahmen von Personalberatungsstellen. Für sie ergeben sich daraus ganz spezifische Vorteile und Chancen, auf die wir an dieser Stelle eingehen möchten.

• Herausstechen: Bewirbt man sich eigenständig auf eine Stellenanzeige, ist man lediglich eine Person unter vielen anderen. Anders sieht es schon aus, wenn man einen Personalberater von den eigenen Stärken und Leistungen überzeugen kann und dieser eine Empfehlung ausspricht. Aus Sicht des Arbeitgebers stellt man dadurch einen der am besten geeigneten Kandidaten für einen Job dar.
• Unterstützung beim Erstellen der Bewerbungsunterlagen: Es kann mühsam und zeitaufwendig sein, die eigenen Bewerbungsunterlagen zu erstellen und immer aktuell zu halten. Mithilfe von Personalberatungen wird das zur einfachen Aufgabe. Diese kennen die Ansprüche ihrer Kunden auf Arbeitgeberseite und wissen genau, worauf es bei einer hervorragenden Bewerbung ankommt. Weiterhin können Personalberatungen bei der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche sowie während des gesamten Bewerbungsprozesses eine große Hilfe für Bewerber/innen darstellen.
• Zugang zum verdeckten Stellenmarkt: Arbeitgeber lassen nicht selten Positionen von Personalberatungen besetzen, die sie weder in Jobbörsen, noch auf ihrer Karriereseite ausschreiben. Von diesen verdeckten Stellen profitiert man auch als Bewerber/in bei der Zusammenarbeit.
• Information und Bewerbungstraining: Während des gesamten Bewerbungsprozesses erhalten Kandidat/innen umfassende Einblicke in Unternehmen und deren ausgeschriebene Positionen. Dies gewährleistet nicht nur eine gute Vorbereitung auf eventuelle Vorstellungsgespräche, sondern stellt auch sicher, dass man sich ein umfassendes Bild vom potentiellen zukünftigen Arbeitgeber machen kann. Weiterhin erhält man auf Wunsch Beratung und Coachings in Bezug auf das neue Tätigkeitsprofil und hat gleichzeitig die Möglichkeit, auch andere Jobs im Auge zu behalten. Doch auch nach erfolgreicher Vermittlung an den Wunscharbeitgeber endet der Service durch die Personalberatung nicht. Stattdessen wird man in der Regel weiterhin mit wichtigen Fortbildungsmaterialien versorgt und erhält jederzeit Tipps und Tricks für die perfekte Bewerbung.
• Einsicht in die persönliche Außendarstellung: Viele Personalberatungen geben Bewerber/innen regelmäßig Feedbacks über deren Wirkung auf Personaler. Diese Analysen machen es möglich, die eigenen Chancen auf dem Stellenmarkt besser einschätzen zu können. Bei einer Absage versenden Unternehmen häufig nur Standard-Mails, aus denen man nicht entnehmen kann, woran es letztlich lag, dass man die ersehnte Stelle nicht bekommen hat. Die Personalberatung kann in diesem Fall auf Wunsch eine ausführliche Begründung verfassen, die in Bezug auf die nächsten Bewerbungen von Nutzen ist.

Kosten für eine Personalberatung

Die Höhe der Kosten, die Arbeitgeber für eine individuelle Personalberatung ausgeben müssen, ist in erster Linie abhängig von der erforderlichen Vorgehensweise, die bis zur erfolgreichen Kandidatenplatzierung notwendig ist. Je nach Anforderungsprofil sind das in der Regel zwischen 20 und 40 Prozent des Jahreseinkommens der zu besetzenden Position.

Im Falle von seriös arbeitenden Personalberatungen erfolgt die Berechnung der anfallenden Kosten in Dritteln:

1. Ein Drittel und eventuelle Nebenkosten bei Erteilung des Auftrags
2. Ein weiteres Drittel, sofern selektierte Kandidat/innen auch zu einem Gespräch beim Auftraggeber eingeladen werden
3. Letztes Drittel, sobald der Arbeitsvertrag mit dem Kandidaten/ der Kandidatin abgeschlossen wurde

Personalberatung und Personalvermittlung: Gibt es Unterschiede?

Häufig hört man synonym von Personalvermittlungen und -beratungen. Zwischen beiden gibt es allerdings ein paar Unterschiede, die man kennen sollte, wenn man davon profitieren möchte.

Schwerpunkt Personalberatung

Die Aufgabe von Personalberatern besteht hauptsächlich darin, Positionen im Segment ausgebildeter Fach- und Führungskräfte zu besetzen. Ihre Arbeit leisten sie dabei exklusiv für die jeweilige Position. Durch gezielte Direktansprache suchen sie geeignete Kandidaten und Kandidatinnen und nehmen weiterhin eine individuell und vertraulich gestaltete Begleitung des Recruiting-Prozesses vor. Sie erhalten dafür ein festes Honorar. Im Garantiefall übernehmen viele Personalberatungen die kostenfreie Nachbesetzung der betreffenden Stellen.

Personaldienstleister

Zu den Personaldienstleistern gehören Personalvermittler/innen, Lebenslaufmakler/innen und Zeitarbeitsfirmen.Diese kümmern sich vordergründig um die Vermittlung von Arbeitskräften einfacher Qualifikations- und Hierarchiestufen. Ein weiterer Unterschied zu Personalberatern besteht darin, dass sie nicht zwingend exklusiv für bestimmte Positionen arbeiten. Stattdessen nehmen sie ihre Suche breit angelegt in Datenbanken und Online-Börsen vor, was es ihnen ermöglicht, auf eine sehr große Anzahl an potentiell geeigneten Kandidat/innen zuzugreifen. Häufig erfolgt die Bezahlung der aufgezählten Dienstleister nach Erfolg.

Das Fazit: Erfahrungen und Expertise von Personalberatern nutzen

Über die Jahre hat die Bedeutung der Personalberatungen immer mehr zugenommen. Diese unterstützen Unternehmen gezielt auf der Suche nach geeignetem Fach- und Führungspersonal für die eigenen zu besetzenden Stellen. Oft greifen Personalberatungen dafür auf ein großes Netzwerk an potentiellen Kandidat/innen zurück, was suchenden Unternehmen einen großen Vorteil gegenüber Wettbewerbern verschaffen kann.

Auch für Bewerber/innen haben Personalberatungen häufig Vorteile, da sie beispielsweise von verdeckten Stellen profitieren, Beratungen und Coachings erhalten. Ob und in welcher Form man eine Personalberatung für sich in Anspruch nehmen möchte, ist immer individuell abzuwägen. Ausschlaggebend für die Entscheidung ist zum Beispiel, wie wichtig einem Unternehmen die zu besetzende Stelle ist oder ob man selbst über ein großes Netzwerk an potentiellen Kandidat/innen verfügt oder nicht.