Die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist für die meisten Vermieter eine unliebsame Aufgabe. Sie ist mit einem nicht unerheblichen Zeit- und Verwaltungsaufwand verbunden. Zwar kann man auf einigen Portalen die Nebenkostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellen, dennoch bereitet die hohe Fehleranfälligkeit vielen Vermietern große Probleme.
Was bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten ist
Was man mit seinem Mieter vereinbart hat, ist entscheidend für die Abrechnung der Nebenkosten. Mit einer Betriebskostenpauschale sind sämtliche Betriebskosten abgegolten. Das kann von Vorteil, aber auch von Nachteil sein – beispielsweise, wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher waren als die Summe der Betriebskostenpauschale. Nachforderungen sind mit der Betriebskostenpauschale nicht möglich. Eine Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter also nur erstellen, wenn er eine monatliche Vorauszahlung vom Mieter erhält. Um dabei Fehler zu vermeiden, die erhebliche Konsequenzen bis hin zum Ausschluss von Nebenkostennachforderungen haben, sollte man folgende Punkte bei der Erstellung berücksichtigen:
- Abrechnungszeitraum
- Abgabefrist
- Verjährung
- Formale Anforderungen
- Umlagefähige Betriebskosten
- Wirtschaftlichkeit
- Leerstand
Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum, nicht zu verwechseln mit der Abgabefrist, bezeichnet den Zeitraum, für den man die Nebenkosten abrechnen muss. Der Gesetzgeber nennt hier eine maximale Periode von zwölf Monaten. Die meisten Vermieter wählen hierfür das Kalenderjahr – vom 01. Januar bis 31. Dezember. Ein Überschreiten der zwölf Monate führt dazu, dass die Nebenkostenabrechnung formal inkorrekt ist.
Abgabefrist
Ist der Abrechnungszeitraum zu Ende, läuft die Abgabefrist der Nebenkostenabrechnung für Vermieter aus. Bis zum Ende des Folgejahres muss die Nebenkostenabrechnung bei dem Mieter angekommen sein. Es ist ratsam, nicht bis zum Ende dieser Abgabefrist zu warten, denn Fehler in der Abrechnung kann man nur innerhalb dieser Frist korrigieren, damit die Nebenkostenabrechnung formal korrekt und damit wirksam ist.
Verjährung
Versäumt man es, etwaige Nachforderungen einzufordern, können diese verjähren – drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugestellt wurde. Gleiches gilt für die Forderung des Mieters, etwaiges Guthaben an ihn auszuzahlen.
Formale Anforderungen
Damit die Nebenkostenabrechnung formal korrekt ist, müssen folgende Angaben gemacht werden:
- Name des Mieter
- Name des Vermieters
- genaue Bezeichnung der Mietsache
- Abrechnungszeitraum
- Umlageschlüssel und deren Erläuterung
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der Vorauszahlungen des Mieters mit einem Ergebnis (Guthaben oder Nachforderung
Umlagefähige Betriebskosten
Nicht alle Kosten, die im Rahmen der Vermietung anfallen, können auf den Mieter umgelegt werden. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Nicht umlagefähig sind beispielsweise Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten sowie Verwaltungskosten.
Wirtschaftlichkeit
Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit folgen. Bei der Bewirtschaftung des Mietobjektes muss man somit prüfen, ob Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Am besten prüft man regelmäßig die Verträge und Vertragsbedingungen mit Dienstleistern und Anbietern, ob die Preise/Kosten gerechtfertigt sind.
Leerstand
Betriebskosten, die nach dem Verteilerschlüssel “Wohnfläche” abgerechnet werden, muss man im Falle eines Leerstandes selbst tragen. Der Bundesgerichtshof (BGH) entschied, dass unter bestimmten Voraussetzungen der Verteilerschlüssel geändert werden darf. Jedoch ließ der BGH offen, was die Voraussetzungen konkret sind. Eine leerstehende Wohnung muss in den Gesamtkosten für das Gebäude aufgeführt werden. Allerdings legt man die Kosten nicht auf einzelne Mieter um, sondern trägst sie selbst.
Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen kann herausfordernd sein. Folgende Fehler werden oft gemacht und können leicht vermieden werden:
- Die Nebenkosten-Frist wird nicht eingehalten
- Der Verteilerschlüssel fehlt, wurde falsch angewandt oder berechnet
- Nicht umlegbare Nebenkosten wurden umgelegt
- Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde falsch berechnet
- Die Auflistung der Gesamtkosten fehlt oder wurde falsch berechnet
- Falscher Abrechnungszeitraum
- Abweichungen vom Mietvertrag
Fazit – Auf formale Korrektheit kommt es an
Viele Regeln, viele Ausnahmen, Zahlen, Rechnungen: das alles kann einem ein wenig Kopfzerbrechen bereiten. Neben den genannten Hinweisen, kann man sich auch Nebenkostenrechner, welche auf diversen Online Portalen angeboten werden, zur Hilfe nehmen. Dann gelingt eine formal korrekte Erstellung der Nebenkostenabrechnung.
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