In vielen Firmen ist die Urlaubsplanung ein heikles Thema. Gerade während der Ferien überschneiden sich die Urlaubswünsche und als Vorgesetzter kommt man dadurch in Schwierigkeiten, Personalengpässe zu vermeiden. Wir haben Ihnen einige Tipps zusammengestellt, mit denen sich Konflikte bei der Urlaubsplanung schon vorher vermeiden lassen.
Wichtig sind klare Regeln und Transparenz bei der Urlaubsplanung
Das Wichtigste für eine optimale Urlaubsplanung sind Regeln und Transparenz. Bei allen Mitarbeitern sollten die gleichen Maßstäbe angelegt werden und das sollte auch so kommuniziert werden. Planen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern den Urlaub und geben Sie den Urlaubsplan für alle Mitarbeiter frei. So können gemeinsam Regeln ausgearbeitet werden und die Mitarbeiter werden selbstständige Lösungen finden.
Um das zu erleichtern, ist ein Online-Urlaubsplaner sinnvoll, diesen finden Sie hier. Damit können die Mitarbeiter bereits bewilligten Urlaub einsehen und nachschauen, wann der eigene Urlaub am sinnvollsten gelegt werden könnte. Zusätzlich haben Vorgesetzte die Möglichkeit Urlaubsanträge gleich online zu bewilligen und auf einen Blick zu erkennen, ob es zu Personalengpässen kommen könnte.
Frühzeitig planen
Ganz wichtig ist in jedem Unternehmen eine frühzeitige Urlaubsplanung. So bleibt immer genug Zeit, um Konflikte zu lösen. Geben Sie zum Beispiel eine Deadline vor, bis wann der Urlaub für das nächste Jahr eingetragen werden muss. Ebenso haben die Mitarbeiter die Chance, eine etwaige Reise frühzeitig und ausgiebig zu planen.
Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden
Beachten Sie bei den Regeln für die Urlaubsplanung folgende Punkte:
Schulferien
Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern können nur während der Schulferien Urlaub machen und genießen einen sozialen Vorrang. Die Wünsche dieser Mitarbeiter sollten also bevorzugt behandelt werden.
Beliebte Termine
Brückentage oder Urlaub rund um Ostern sind genau wie alle anderen Feiertage beliebte Termine, um Urlaub zu machen. Behalten Sie im Blick, wann diese flexiblen Termine sind und planen Sie frühzeitig, wie viele Mitarbeiter an Brückentagen benötigt werden.
Religiöse Feiertage
Beachten Sie neben den christlichen Feiertagen auch die anderer Religionen. An diesen Tagen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass viele Mitarbeiter freinehmen möchten.
Welchen Bedarf hat das Unternehmen
Neben den Ferien und Feiertagen, sollte auch der Bedarf im Unternehmen beachtet werden. Es gibt Zeiträume, in denen gewisse Projekte viele Mitarbeiter erfordern. Kommunizieren Sie diese Zeiträume frühzeitig, damit auch die Belegschaft in Ruhe planen kann.
Für bestimmte Zeiten können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube helfen. Ein Online-Urlaubsplaner zeigt diese Zeiträume transparent für alle Mitarbeiter an und sorgt für eine deutlich einfacherer Planung.
Urlaubsvertretung mit einplanen
In den Abteilungen selbst sollte ebenso darauf geachtet werden, wer den im Urlaub befindlichen Mitarbeiter vertritt. Bei einer Online-Planung kann dazu einfach eine Person ausgewählt werden. So wissen auch alle anderen Personen, wer die Vertretung ist und an wen sich bei Fragen gewendet werden kann. Übergaben verlaufen dadurch einfacher und nach Rückkehr bringt die Vertretung den Mitarbeiter wieder auf den neuesten Stand.
Überschneidungen erkennen und lösen
Optimal ist es, wenn für jeden Mitarbeiter eine Urlaubsvertretung vorhanden ist. Die Aufgaben können dann in Abwesenheit nahtlos übernommen werden. Fehlen alle Mitarbeiter im selben Aufgabenbereich zeitgleich, dann wird es problematisch. Projekte verzögern sich und Kunden können keinen Ansprechpartner erreichen. Im besten Fall einigen sich die Mitarbeiter deshalb untereinander, wer wann Urlaub nimmt, oder Sie suchen gemeinsam mit Ihnen das Gespräch.
Unerlässlich: Eine gute Übergabe
Das Briefing der Urlaubsvertretung ist essenziell. Nur so kann das Projekt effizient weitergeführt werden. Für eine Übergabe brauchen die Mitarbeiter klare Richtlinien, damit nichts schiefläuft. Schließlich soll der sich im Urlaub befindende Mitarbeiter nicht gestört werden.
Was ist mit Resturlaub und Überstunden?
Es sollte immer klar geregelt sein, bis wann Resturlaub und Überstunden abgebaut werden müssen. Je schneller das erfolgt, desto besser kann geplant werden. In einem Online-Planer können verschiedene Optionen der Abwesenheit gewählt werden, dazu zählt auch der Abbau von Überstunden. So wissen alle Beteiligten Bescheid und es kann nach einer betriebsstarken Woche vermerkt werden, dass die Woche danach als Ausgleich dient.
Mit einem webbasierten Planer können Sie die Urlaubsplanung also um einiges vereinfachen. Kommunizieren Sie die Urlaubsregelungen klar im Unternehmer und regen Sie die Abstimmung untereinander an. Dann sollte die Planung ohne Konflikte verlaufen.
