Ein Fußballturnier im Sommer ist für Jugendliche, Kinder und Erwachsene ein echtes Highlight. Statt Sommerpause kann bei herrlichstem Wetter gespielt werden. Das sorgt bei allen Beteiligten für Spaß und fördert den Zusammenhalt.
Damit sich alle anwesenden Personen, inklusive der Spieler und Spielerinnen, wohlfühlen und den Tag wirklich genießen können, sollte das Turnier gut organisiert sein. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie diese Organisation aussehen sollte.
Wann sollte ich mit der Planung beginnen?
Der Start der Planung sollte sich an der Anzahl der Mannschaften und dem Umfang des Turniers orientieren. Eventuell ist sogar noch ein aufwendiges Rahmenprogramm geplant. Daher ist es empfehlenswert, bereits 4-6 Monate vor dem eigentlichen Termin mit der Planung zu beginnen.
Im ersten Schritt bestimmen Sie dazu einen Verantwortlichen, welcher über das Turniergeschehen bestimmt. Ebenfalls kann ein Organisationskomitee eingerichtet werden, welches einzelne Aufgaben delegiert, prüft oder umsetzt.
Diese Aufgaben müssen als Erstes übernommen werden
Jetzt gilt es, einen Termin für das Sommerturnier festzulegen. Ebenso sollte ein Austragungsort bestimmt und gegebenenfalls gemietet werden. Beachten Sie dabei, dass Sie eventuell Genehmigungen für die Veranstaltung einholen müssen. Der Fußballplatz sollte den Anforderungen genügen – dazu gehört es auch, ausreichend Kabinen zur Verfügung zu stellen. Eventuell besteht hier noch Verbesserungsbedarf oder es müssen Zelte aufgestellt werden, damit sich alle Spieler und Spielerinnen ankleiden können.
Suchen Sie auch nach Sponsoren, welche den Turniertag finanziell unterstützen. Im Gegenzug profitieren Firmen und Unternehmen von Werbeaktionen. Wenn Termin und Austragungsort feststehen und die Genehmigungen erteilt wurden, dann werden die Einladungen an die teilnehmenden Vereine versendet. Möglicherweise ist es auch sinnvoll, für das Turnier ein Bankkonto einzurichten, denn eventuell müssen einige Kosten per Überweisung durchgeführt werden.
Sie sollten sich auch relativ früh um die Preise kümmern. Bei jedem Turnier gibt es schließlich Teilnehmer und Gewinner, welche ausreichend honoriert werden sollten. Spätestens zwei Monate vor dem Turnier sollten Sie Fußball Pokale erwerben, damit diese am Turniertag vorhanden sind. Sollen alle Teilnehmer einen Preis als tolle Erinnerung an diesen einmaligen Tag erhalten, können Sie alternativ Medaillen günstig kaufen.
Teilnehmende Mannschaften
Vergessen Sie beim Versenden der Einladungen nicht, Anmeldungen beizufügen. Diese werden von den potenziellen Vereinen ausgefüllt und zu einem festgelegten Termin an die Organisatoren zurückgesendet. So kann die Anzahl der Vereine frühzeitig festgelegt werden, sodass sich ein Spielplan erstellen lässt. Erinnern Sie etwa 2-4 Wochen vor dem Fristablauf noch einmal an die Einreichung, sollten die Anmeldungen noch nicht von allen Vereinen abgegeben worden sein.
Erstellen des Spielplans
Als Nächstes können Sie einen Spielplan erstellen. Dabei gilt es, alle Vereine zu berücksichtigen und ein geeignetes System zu wählen. In der Regel wird zunächst in Gruppen gespielt und anschließend folgt ein K.O.-Runde. Auch das Rahmenprogramm sollte zu diesem Zeitpunkt geplant werden, damit am Veranstaltungstag alles reibungslos funktioniert. Planen Sie ausreichend Pausen und Puffer ein, damit auch die teilnehmenden Vereine gut planen können.
Schiedsrichter, Ersthelfer und Co.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Schiedsrichter. Fragen Sie ungefähr drei Monate vor dem Termin eine ausreichende Anzahl an Schiedsrichtern an, schließlich kann ohne Schiedsrichter kein Turnier durchgeführt werden. Dazu können Sie sich an den Schiedsrichterobmann wenden, welcher Ihnen eine entsprechende Anzahl an Schiedsrichtern zuteilt.
Auch muss für diesen Tag ein Ersthelfer oder ein Rettungsdienst-Team bereitstehen. Beginnen Sie in diesem Zuge ebenfalls mit der Organisation von Betreuern und Helfern, damit Gäste sowie Spieler gut versorgt sind.
Werbemaßnahmen nicht vergessen
Damit das Turnier durch viele Besucher noch spektakulärer wird, sollten Sie frühzeitig mit der Werbung starten. Dazu können Sie Handzettel oder Plakate nutzen, auch eine Pressemitteilung kann in der örtlichen Zeitung oder zumindest auf der Vereinswebseite veröffentlicht werden.
Das Drumherum organisieren
Zu einem guten Sommer-Fußballturnier gehören natürlich auch Snacks, Getränke und ein gutes Rahmenprogramm. Etwa zwei Monate vor dem eigentlichen Turnier sollten Sie daher auf folgende Dinge achten:
Unterstützung innerhalb des Vereins
Kümmern Sie sich darum, dass Getränke ausgeschenkt werden können und dazu ausreichend Helfer bereitstehen. Auch der Platz muss vor- sowie nachbereitet werden und es gilt, Speisen auszugeben. Eventuell muss dafür ein entsprechender Wagen gemietet werden. Je mehr helfende Hände Sie haben, desto einfacher wird die Umsetzung des Turniers am vereinbarten Tag.
Ebenso müssen am Ende des Turniers die Preise verteilt werden, auch dazu sollten Personen vorhanden sein. Eventuell erklärt sich auch jemand bereit, die Moderation am Turniertag zu übernehmen.
Externe Unterstützung
Natürlich besteht die Möglichkeit, einen externen Anbieter mit dem Ausschank von Getränken oder Speisen zu beauftragen. Dies ist jedoch nur empfehlenswert, wenn das Vereinsbudget hoch genug ist und eine ausreichende Anzahl an Zuschauern an diesem Tag vor Ort sein wird. Eventuell möchten Sie auch noch auf andere Attraktion setzen, wie eine Hüpfburg für jüngere Gäste. Auch diese sollten frühzeitig bestellt werden.
