Zu Opas Zeiten war die Arbeitszeiterfassung noch ein rein analoges System. Immerhin bot die klassische Stechuhr aber bereits eine probate Lösung zur Messung von Arbeitszeiten und den damit zusammenhängenden Lohn- beziehungsweise Gehaltszahlungen. Heute ist das altbewährte System ein Fall für das Museum. Eine digitale Zeiterfassung bietet nicht nur aus technischer Sicht große Vorteile. Sie liefert auch wesentlich detailliertere Daten. In einer immer schnelllebigeren Geschäftswelt kann man daraus entscheidende Vorteile für das eigene Unternehmen ziehen.
Welche Vorteile bringt eine digitale Zeiterfassung mit sich?
Ein digitales Zeiterfassungssystem ist die Basis für die Erstellung von Arbeitszeittabellen, die wichtige Daten über die Produktivitätsdynamik und die Geschäftsprozesse im Unternehmen liefern. Auch für die persönliche Leistung von einzelnen Mitarbeitenden ergeben sich klare Vorteile. Durch die Erfassung von Arbeitsstunden ist es der Unternehmens-, ggf. aber auch der Abteilungs- oder Schichtleitung einfacher möglich, Prozesse zeitlich zu erfassen und wesentliche Trends im Team zu verstehen. Erwähnenswert sind in diesem Zusammenhang vor allem die folgenden Aspekte.
- Zeiten werden klar, transparent und rechtssicher,
- Daten werden rückverfolgbar,
- Schätztechniken lassen sich optimieren,
- Künftige Projekte werden besser planbar,
- Unter- oder Überbesetzungen werden verdeutlicht und
- Abrechnungs- und Gehaltsdaten lassen sich transparenter aufschlüsseln als bei analogen Systemen.
Allerdings ist es nicht ausreichend, die Daten lediglich zu erheben. Ohne sorgfältige Analyse derselben ist es kaum möglich, daraus die entsprechenden Schlussfolgerungen zu ziehen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Erleichtert wird diese Analyse dadurch, dass digitale Zeiterfassungssysteme ein vollständiges Bild der Zeitkosten, der Leistung und der Aufschlüsselung von Arbeitstagen liefern. Wenn man die generierten Daten mit früher erfassten Werten vergleicht, kann man die Trends und Arbeitsdynamiken einfacher verstehen. Auch etwaige Schwachstellen im System werden aufgezeigt, wodurch sich Effizienz und Produktivität steigern lassen.
Es gibt diverse digitale Zeiterfassungssysteme auf dem Markt. Die folgenden Aspekte sind bei der Entscheidung für eines der angebotenen Systeme von Bedeutung.
- Zeiterfassung in Echtzeit. Die meisten Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, geleistete Arbeitszeit in Echtzeit zu überblicken. Man kann vor dem Beginn einer bestimmten Arbeit also die sprichwörtliche Stoppuhr starten und nach deren Beendigung wieder anhalten.
- Die Option, gemessene Zeiten nachträglich zu bearbeiten. Ist während einer Pause versehentlich ein Timer zur Zeiterfassung weitergelaufen? Bei vielen Systemen ist es möglich, die Arbeitszeit nach unten zu korrigieren. Gleiches gilt, wenn vergessen wurde, die Zeiterfassung zu starten. Dann lassen sich geleistete Minuten oder Stunden zum Arbeitszeitkonto hinzuaddieren.
- Die Möglichkeit zum Datenexport. Wenn die geleistete Arbeit zusammengefasst wurde, müssen weitere Schritte daraus erfolgen. So können etwa Lohnzahlungen auf Basis der gesammelten Daten exakt fakturiert und zur Auszahlung gebracht werden. eine Kompatibilität mit den Formaten PDF, CSV und Google Sheets ist quasi obligatorisch, um die Daten mit den jeweils zuständigen Personen teilen zu können.
- Geleistete Überstunden werden transparent. Und zwar nicht nur bei Arbeitern mit Stundenlohn, sondern auch bei Angestellten mit pauschalem Gehalt.
- Urlaub und krankheitsbedingte Abwesenheit werden dargestellt. Für eine optimale Arbeitsplanung ist es wichtig zu wissen, welche Mitarbeitenden an welchen Tagen anwesend sind. Krankheitsbedingte Ausfälle lassen sich meistens nicht im Voraus planen. Trotzdem ist eine möglichst frühzeitige Erfassung sinnvoll, um Arbeitsabläufe im Bedarfsfall anders zu koordinieren.
- Die Möglichkeit des dezentralen Einstempelns. Anders als die klassische Stechuhr ist die digitale Zeiterfassung von jedem Ort aus zugänglich. Arbeiter, die auf der weit entfernten Baustelle zu tun haben, können dort über ein digitales Endgerät einstempeln, Angestellte haben im Homeoffice die gleiche Möglichkeit.
Fazit:
Die digitale Zeiterfassung ist weit mehr als nur eine digitale Stechuhr. Sie liefert wesentliche Daten, die bei der Planung von Betriebsabläufen von großer Bedeutung sein können.
