Wer sich ein wenig genauer mit dem Thema Buchführung auseinandersetzt, erkennt schnell, dass der Digitalismus auch hier mittlerweile eine wichtige Rolle spielt. Wo es früher noch nötig war, Rechnungen, Gutschriften und andere Dokumente in haptischer Form aufzubewahren, stellt es heute kein Problem mehr dar, die entsprechenden Daten cloudbasiert aufzubewahren.
Hieraus ergibt sich eine deutliche Entlastung – sowohl für die betreffenden Unternehmen als auch für die Finanzverwaltung und die beauftragten Steuerberater. Selbstverständlich ist es wichtig, die entsprechenden Daten nicht „irgendwie“ abzulegen. Die Anforderungen, die heutzutage an cloudbasierte Unternehmenslösungen gestellt werden, sind hoch. Daher ist es unerlässlich, in diesem Zusammenhang mit einem kompetenten Partner zusammenzuarbeiten, der auf unterschiedlichen Ebenen überzeugt.
Die folgenden Abschnitte zeigen auf, welche Vorteile Digitalisierung und Clouds im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen bieten.
Vorteil Nr. 1: In allen Branchen einsetzbar
Moderne Softwarelösungen für Mittelstand sind in jeder Branche einsetzbar. Dementsprechend profitieren die Nutzer von einem hohen Maß an Flexibilität. Sicherlich auch aufgrund der hohen Nachfrage wurden die verschiedenen Programme im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert.
Dies zeigt sich unter anderem an einer hohen Nutzerfreundlichkeit, die weitestgehend selbsterklärend ist und häufig keine tieferen Buchhaltungskenntnisse erfordert. Alle wichtigen Daten werden, zum Beispiel beim Einbuchen von Rechnungen und ähnlichem, abgefragt.
Um sicherzustellen, dass sich die jeweilige Softwarelösung wirklich immer auf dem neuesten Stand befindet, ist es jedoch unerlässlich, regelmäßig Updates zu fahren. Somit wird gewährleistet, dass die entsprechenden Buchungen immer den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Vorteil Nr. 2: Grundlage für Zusammenarbeit mit Steuerberater
Wer keine Lust darauf hat, sich selbst um Buchungen und Co. zu kümmern, lagert die entsprechenden Arbeiten häufig an einen Steuerberater aus. Auch hier zeigen cloudbasierte Lösungen, wie einfach es sein kann, mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Denn: Die entsprechenden Daten können (eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt) von denjenigen, die hierzu befugt sind, abgerufen werden.
Egal, ob im Zusammenhang mit einer spezifischen Rückfrage oder dann, wenn es darum geht, den Jahresabschluss vorzubereiten: Der Steuerberater hat die Möglichkeit, sich Einblick zu verschaffen, ohne den Geschäftsbetrieb des jeweiligen Unternehmens stören zu müssen.
Vorteil Nr. 3: Wichtige Daten mit wenigen Klicks abrufen
Auch, wenn sich die Digitalisierung über einen langen Zeitraum hinweg gegen zahlreiche Vorurteile zur Wehr setzen musste: Unternehmen, die auf die entsprechenden Möglichkeiten setzen, können in vielerlei Hinsicht profitieren. Unabhängig davon, ob es darum geht, Kostenfallen zu vermeiden, die Zahlen zum aktuellen Gewinn abzurufen oder Vergleiche zum Vorjahr anzustellen, liegen die benötigten Daten meist nur wenige Klicks entfernt.
Die Speicherung in der Cloud bewirkt zudem, dass es nicht zwangsläufig nötig ist, sich beim Abrufen der Daten im Büro zu befinden. Wer möchte, kann hierzu auch ganz einfach ein mobiles Endgerät nutzen.
Vorteil Nr. 4: Oft sind auch weiterführende Leistungen verfügbar
Wer an cloudbasierte Lösungen denkt, denkt häufig an den Bereich der Buchführung. Dies liegt daran, dass es für zahlreiche Unternehmen mittlerweile zum Standard geworden ist, ihre Umsatzsteuervoranmeldungen, die Jahresabschlüsse und weiteres auf der Basis digitaler Inhalte zu realisieren.
Hierbei gerät häufig in Vergessenheit, dass zahlreiche Anbieter heutzutage jedoch einen Schritt weiter gehen und zudem andere Bereiche, wie zum Beispiel die Wertpapier- und Vermögensverwaltung, in ihre Pakete eingeschlossen haben. Das bedeutet: Auch diejenigen, die Lust darauf haben, ihr Vermögen in Zeiten der Inflation professionell mithilfe von Clouds zu verwalten, kommen hier auf ihre Kosten. Wichtig ist es, wie so oft, einen Anbieter zu finden, der ideal zu den eigenen Erwartungen passt.
Vorteil Nr. 5: Geschützte Daten, die den Vorgaben der Finanzverwaltung entsprechen
Der Finanzverwaltung ist es wichtig, dass die Daten, die in der Regel zehn Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden müssen, jederzeit abrufbar sind. Während Thermobelege häufig im Laufe der Zeit verblassen und externe Festplatten selbstverständlich irgendwann einen Defekt aufweisen können, erfüllen Cloudlösungen hohe Ansprüche.
Die Daten, die hier abgelegt werden, werden sicher „verstaut“ und können, natürlich auch im Rahmen von Betriebsprüfungen, direkt abgerufen werden – sowohl vom Unternehmen selbst als auch (mit einer entsprechenden Ankündigung) – von Seiten der Finanzverwaltung.
