In Stellenausschreibungen finden Bewerber Beschreibungen, für die sie als Fachkräfte die Voraussetzungen und Qualifikationen mitbringen. In der Firmenpraxis sehen sie sich jedoch häufig vor neuen Herausforderungen außerhalb ihres bisherigen Könnens. Durch flachere Hierarchien und die Abschaffung feststehender Abteilungsgrenzen lassen sich personelle Ressourcen flexibel und dadurch effizienter einsetzen.
Messevorbereitung als Großprojekt
Meist beginnt die Vorbereitung eines Messeauftritts in Osnabrück direkt nach der letzten Messe. Zu den Projektaufgaben gehören die Gestaltung des Messestands, die Zuordnung von genügend Messepersonal und die Bewerbung vorher und beim Zielpublikum direkt während der Messetage. Das klingt simpel, wird aber durch tausend Faktoren gestört. Jemand kann krank werden, das Unternehmen verlassen, oder die Messetechnik versagt, und gutes Messepersonal ist von anderen Ausstellern bereits ausgebucht. Entstehende Projektlücken müssen deshalb als worst case Punkte bereits im Vorfeld berücksichtigt und geschlossen werden.
Persönliche Zuständigkeiten nicht in Stein gemeißelt
Hilfreiche Softwarelösungen von Ortec nehmen zumindest personellen Druck aus der Zuteilung von Projektaufgaben. Die eingeplanten Mitarbeiter können nach einem solchen System kurzfristig Aufgaben bei Ausfall von Kollegen übernehmen, die nach ihrer Rückkehr wiederum in den bislang anders zugeteilten Projektteil eingearbeitet werden. Je besser Projektmitarbeiter vernetzt miteinander arbeiten, desto geringer fallen Verzögerungen im Projektverlauf aus. Empfehlenswert zur gemeinsamen Einstimmung sind Grundsatzmeetings oder motivierende Workshops. Fachkräfte entwickeln dadurch über ihre fachlichen Grenzen hinaus Engagement für andere Aufgaben.
Outsourcing als Eventualität kalkulieren
Personalmangel bedeutet nicht, menschliche Ressourcen nicht auszuschöpfen. Kein Mitarbeiter bedeutet in diesem Fall simpel: keine Möglichkeit für eigentlich vorgesehene Projektfortschritte. Outsourcing löst nicht das Grundsatzproblem. Externer Fachservice kann zumindest Lücken füllen, bis interne Fachkräfte via Stellenanzeigen und Recruiting gefunden sind. Dienstleister im Outsourcing bleiben durch vorübergehende Aufträge Ansprechpartner in einem bestenfalls dichten Netzwerk um das Unternehmen herum. Langfristig werden so viele Probleme finanziell deutlich glimpflicher abgefangen als durch verlorene Aufträge oder abgesagte Messeauftritte.
Talente durch motivierenden Führungsstil fördern
In vielen Unternehmen bremst der Generationenkonflikt alteingesessener und junger Mitarbeiter die Projektfortschritte. Klassische Gewohnheiten von Abteilungsarbeit sollten durch einen flexiblen, personenbezogenen Führungsstil aufgebrochen werden. Besonders motivierend ist für ältere Mitarbeiter die Erfahrung, dass PC und Software-Automation ihnen nicht den Arbeitsplatz streitig machen. Viel mehr sollten sie ermuntert werden, eigene Kreativität und ihre wertvolle Lebenserfahrung einzubringen sowie Projektaufgaben außerhalb ihrer Kernkompetenz zu übernehmen. Dieses indirekte Lob macht eingefleischte Einzelkämpfer zu Teamplayern im Sinne des Projekterfolgs.
Engagement im Team für wirtschaftlichen Erfolg der Firma
Weniger starr ausgerichtete Tätigkeitsbereiche setzen zusätzliche menschliche Ressourcen frei. Am Beispiel Messeprojekt läuft durch kreative Ideen aller Projektbeteiligten der Auftritt vielleicht ganz anders ab als geplant. Denn viele Augen sehen vieles, beispielsweise Top-Messestände mit vielen Besuchern oder Werbemöglichkeiten jenseits von Flyer und Visitenkarte. Zusätzlich fühlen sich die zugeteilten Messebetreuer wohler an einem Messestand, der in allen Aspekten nicht nur die Produktpräsentation, sondern auch ihre Wohlfühlwünsche für das Ambiente am Stand und die musikalische Umrahmung berücksichtigt.
Fazit:
Projektarbeit verlangt allen Beteiligten die ganze Leistungsbereitschaft ihres Fachgebiets ab. Darüber hinaus sind Projektmodelle günstig, in denen jede Fachkraft bei Bedarf auch andere Aufgaben übernimmt und so mögliche Personalausfälle abfangen kann. Generell gelingen Erfolgsprojekte wie ein Messeauftritt in Osnabrück nur, wenn das Projekt im Team mit fließend ineinander laufenden statt starren Zuständigkeiten bearbeitet wird.
