Die Eventbranche wurde in den letzten zwei Jahren durch äußere Umstände maßgeblich beeinträchtigt. Als zusätzlich schwerwiegendes Problem kann die schleppende Digitalisierung in Deutschland genannt werden, doch mittlerweile ist ein klarer Aufwärtstrend zu erkennen. Und dank passender Technologie muss auf Events auch ohne Präsenz nicht mehr verzichtet werden. Der Grund sind hybride Events, denn sie sind die optimale Kombination aus Präsenzveranstaltung und Live-Stream, mit erheblichen Vorteilen für Veranstalter und Zuschauer.
Verbraucher sind bereit für neue Wege – sind es Unternehmen auch?
Die Nachrichten auf dem Smartphone lesen, statt in der Zeitung, Geschenke fürs Fest im Internet shoppen, statt in der City! Die Menschen sind bereit für die neue digitale Welt, aber ziehen die Unternehmen nach? Bis vor wenigen Jahren war flächendeckendes Homeoffice kaum denkbar, viel zu groß die Angst, die Kontrolle zu verlieren und etwas neues zu wagen. Jetzt zeigt sich aber, dass Homeoffice tatsächlich sogar sehr beliebt ist und Arbeitgeber keineswegs um die Zuverlässigkeit ihrer Angestellten bangen müssen.
Was kann eine Gesellschaft daraus lernen? Der große Lerneffekt besteht vor allem darin, dass die Angst vor Neuerungen gerade die Deutschen immer stark verunsichert, obwohl längst die Möglichkeiten für mehr Effizienz, mehr Nachhaltigkeit und mehr Abwechslung gegeben sind. Auch in der Eventbranche hat die Angst lange dominiert, doch durch die Schaffung von hybriden Events gibt es Chancen, die nicht nur für Zuschauer und Teilnehmer, sondern auch für Unternehmer und Veranstaltung erhebliche Vorteile mitbringen können!
Was ist ein hybrides Event?
Das hybride Veranstaltungsformat ist die perfekte Mischung zwischen Präsenzveranstaltung und Live-Stream im Internet. Veranstaltungen finden an einem bestimmten Ort statt, jedoch sind nur wenige Teilnehmer direkt vor Ort dabei. Das beschränkt sich meist auf Redner und Akteure, deren Beiträge für den Verlauf des Events relevant sind. Reine Zuschauer können stattdessen aus der Ferne dabei sein und via Live-Stream hautnah miterleben, was beim Event passiert.
Auf Kommunikation muss dabei keinesfalls verzichtet werden, die Angebotspalette ist vielfältig. Ob Live-Chat oder Videokonferenz, ob Blitz-Umfragen oder Direktfragen – auch Zuschauer zu Hause können das Event live und direkt mitgestalten, ohne dabei nur vor dem Bildschirm zu sitzen.
Diese neue Form der Eventgestaltung mag befremdlich wirken, insbesondere für Menschen mit jahrzehntelanger Erfahrung von Präsenzveranstaltungen. Dennoch sind sich Experten sicher, dass diese Hybridveranstaltungen wegweisend für die Zukunft sind. Die Vorteile, die sich für Veranstalter bieten, sind zu groß, um sie ungenutzt zu lassen. Vor allem der Nachhaltigkeitsaspekt spielt eine Rolle, denn immerhin wollen drei von vier Deutschen nachhaltiger leben und favorisieren Lösungen, mit denen das möglich ist.
Kostenersparnis bei der Planung von hybriden Events
Zunächst einmal müssen die Voraussetzungen für ein gelungenes Präsenzevent festgelegt werden. Es braucht eine passende Räumlichkeit, die ausreichend Platz für alle Teilnehmer bietet. Kleine betriebliche Veranstaltungen können oft noch innerbetrieblich durchgeführt werden, doch Großveranstaltungen oder gar Messen brauchen Räumlichkeiten. Für Mittelstandsunternehmen sind oft schon die Kosten für die Raumbuchung eine große Herausforderung. Die Mietpreise sinken nicht und mit den passenden Räumen steht noch nicht das Equipment und das Personal bereit.
Um Sicherheit zu gewährleisten, muss der Zugang und die Ticketvergabe kontrolliert werden, größere Veranstaltungen brauchen Security, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Verpflegung muss bei großen Events ebenfalls sichergestellt werden, meist übernehmen Caterer das Angebot. Die Kosten, die allein für die Vorbereitung des Events entstehen, sind immens. Faktoren, auf die beim hybriden Veranstaltungsformaten verzichtet werden kann.
Zwar braucht es auch hier eine Bühne für die Veranstaltung, doch der gesamte Zuschauerbereich ist nicht erforderlich. Die meisten hybriden Veranstaltungen lassen sich im eigenen Ladengeschäft, im Büro oder in günstig zu mietenden Räumlichkeiten durchführen. Die Technologie zur Übertragung und interaktiven Teilnahme der Zuschauer wird durch Expertenteams bereitgestellt und ist weit günstiger als die Planung des Events in Präsenz.
Bessere Erreichbarkeit der Zielgruppe
Durch hybride Veranstaltungsformate lässt sich zudem die angesprochene Zielgruppe deutlich besser erreichen. Nicht nur, dass mediale Aufmerksamkeit bei einer neuartigen Form der Eventplanung generiert wird, auch die Neugier sorgt dafür, dass mehr Menschen flexibel von zu Hause aus an der Veranstaltung teilnehmen. Geografische Einschränkungen fallen weg, da auf Anreise mittels Zug oder KFZ verzichtet werden kann. Stattdessen kann die eigene Zielgruppe von überall dort teilnehmen, wo ein passendes Endgerät verfügbar ist. Oft muss das nicht mal mehr der Computer sein, auch moderne Smartphones und Tablets eröffnen diese Möglichkeiten.
Die Interessenten haben also eine deutlich niedrigere Barriere, wenn sie an der Veranstaltung teilnehmen möchten. Der Ticketkauf, wenn erforderlich, kann gänzlich virtuell durchgeführt werden. Durch integrierte Bezahlsysteme kann die Zugangsberechtigung auch direkt beim Login zum Event gekauft werden. Sämtliche Anfahrtskosten und Planungen der Anfahrt unterbleiben, bei längeren Events muss keine Unterkunft gesucht werden. Spontane Teilnahmeentscheidungen können berücksichtigt werden, da es keine Begrenzung der Ticketanzahl geben muss!
Qualität bei hybriden Events gewährleistet
Deutschland ist kein Spitzenreiter in Sachen virtueller Infrastruktur, doch die Eventbranche setzt auf hybride Veranstaltungsformate. Die Qualität der vorhandenen Angebote ist optimal angepasst, die moderne Technologie steht längst für vielversprechende Aktionen bereit. Es fehlt der Mut der Veranstalter, sich auf einen neuen Weg zu begeben und durch Nutzung von hybriden Events die eigene Marke voranzutreiben. Medial ist bis heute das Interesse groß, wenn Unternehmen bereit sind, auf Modernität und Flexibilität zu setzen. Die Begleitung solcher virtueller Veranstaltungen ist umfassender als bei einer parallel laufenden Präsenzveranstaltung.
Aus marketingtechnischen Gründen ist damit nicht nur ein Vorteil in den Veranstaltungsmöglichkeiten selbst zu sehen, sondern auch bei der Wahrnehmung der eigenen Marke. Unternehmen, die auf hybride Events setzen, werden als innovativ und fortschrittlich wahrgenommen, können sich über Zuwachs der Zielgruppe freuen und über einen breiten Bekanntheitsgrad.
Die Vorteile der hybriden Veranstaltungen im Überblick
- weniger Kosten als bei herkömmlichen Veranstaltungen
- jeder kann teilnehmen, der über einen Internetanschluss verfügt
- jüngeres Publikum wird erreicht
- mehr Nachhaltigkeit
- keine Reisekosten
- keine Kosten für Verpflegung usw.
Die Zukunft geht zum hybriden Event, der Fortschritt beginnt bereits jetzt
In der Zukunft werden hybride Veranstaltungen keine Besonderheit mehr sein, sondern sich mehr und mehr zum Standard entwickeln. Doch der Fortschritt und damit auch der Wandel der Eventbranche vollzieht sich jetzt. Es hat sich schon in vielen Bereichen gezeigt, dass Vorreiter bestimmter Technologien langfristig namhaft in Erinnerung bleiben. Wer als Unternehmen und Veranstalter also jetzt auf eine Technologie von morgen setzt, wird auch bei flächendeckender Umsetzung immer als jener in Erinnerung bleiben, der zuerst den Trend der Zukunft erkannt hat. Der richtige Riecher für Innovation schafft nicht nur Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitern und Zuschauern, sondern auch Anerkennung bei der Konkurrenz!
