Unternehmen, die regelmäßig Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern abschließen, können ihre Effizienz mit der qualifizierten elektronischen Signatur drastisch steigern, ohne dabei an Rechtssicherheit einzubüßen. Dieser Artikel zeigt, wie die QES funktioniert und welche Vorteile sie für Unternehmen hat.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – Das macht sie besonders
Die qualifizierte elektronische Signatur – abgekürzt mit QES – ist eine digitale Signatur, die eine handschriftliche Signatur vollständig ersetzen kann und damit auch rechtlich Bestand hat.
Während eine einfache elektronische Signatur (z.B. eine eingescannte handschriftliche Signatur) unter einem Vertrag vor Gericht keinen Bestand hätte, ist die qualifizierte elektronische Signatur absolut rechtssicher. Genau wie die handschriftliche Signatur erfüllt sie nämlich folgende Kriterien:
- Sie ist fälschungssicher
- Sie ist nachträglich unveränderbar
- Sie verfügt über einen Zeitstempel, der den Zeitpunkt der Unterschrift enthält
Ein Dokument, das mit einer QES unterschrieben ist, kann beispielsweise im Nachhinein nicht manipuliert werden, da anhand des Zeitstempels erkannt wird, wann die Signatur gesetzt wurde.
Es ist zudem auch nicht möglich, die Signatur zu fälschen, denn die Identität der unterzeichnenden Person ist fest mit der Signatur in Form eines Zertifikats verknüpft. Dieses Zertifikat liegt ausschließlich der unterzeichnenden Person vor und kann nicht von Dritten verwendet werden.
Die QES lässt sich zum Beispiel in folgenden Szenarien nutzen:
- Zum Unterschreiben von Kauf- oder Dienstleistungsverträgen
- Für die Kommunikation mit Versicherungen, Behörden und Rechtsanwälten
- Für Darlehensverträge
- Für Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Für Mietverträge
- Immobilienverträge
Wenige Ausnahmen sind Testamente und Kündigungen des Arbeitsverhältnisses, die weiterhin nur per Hand unterzeichnet werden können. Arbeitsverträge sollen dagegen bald auch rein elektronisch unterschrieben werden können.
Wie lässt sich eine QES erstellen?
Eine QES lässt sich sehr einfach erstellen. Dabei wendet man sich an einen QES-Anbieter. Dieser überprüft zunächst die Identität der unterzeichnenden Person. Diese Identifikation läuft meist online ab, z.B. über eine Video-Identifikation mit geschultem Personal oder über eine App.
Ist die Identität überprüft, stellt der QES-Anbieter ein Zertifikat aus, das bei jedem Signaturvorgang dem unterschriebenen Dokument hinterlegt wird. Die Identifikation findet nur einmal statt und das Zertifikat hat daraufhin bei sämtlichen Unterzeichnungsvorgängen seine Gültigkeit. Vor jedem Signaturvorgang muss die unterzeichnende Person per Zwei-Faktor-Authentifizierung die Unterschrift freigeben.
Möchte ein Unternehmen mit einem Kunden einen Kaufvertrag abschließen, lädt es das Dokument beim QES-Anbieter hoch. Dort wird es zuerst vom Unternehmen unterzeichnet, und anschließend wird dem Kunden eine Mail mit Link zum Dokument gesendet. Der Kunde kann anschließend seine QES daruntersetzen.
Der Kaufvertrag verfügt demnach über zwei rechtssichere Unterschriften und kann nachträglich nicht mehr verändert werden, denn das Dokument ist nur in der Form gültig, die zum Zeitpunkt des Unterschreibens vorlag.
Welche Vorteile hat die QES für Unternehmen?
Die qualifizierte elektronische Signatur hat für Unternehmen sehr viele Vorteile. Der größte davon ist, dass Vertragsabschlüsse beschleunigt werden können. Es müssen keine Papierverträge mehr per Post versendet werden, was zudem auch noch Portokosten spart. Das Unterzeichnen von Verträgen kann so komplett papierlos und online stattfinden.
Weiterer Vorteil ist die hohe Rechtssicherheit der qualifizierten elektronischen Signatur. Unternehmen können sich sicher sein, dass die Signatur der anderen Partei nicht gefälscht wurde und der Vertrag somit auch bei Rechtsstreitigkeiten vor Gericht Bestand hat.
Die QES ist in sämtlichen EU- sowie vielen anderen Ländern als gleichwertige Alternative zur handschriftlichen Signatur anerkannt. Das macht Vertragsabschlüsse selbst über Landesgrenzen hinweg einfacher und sicherer.
Der unterschriebene Vertrag kann von keiner der Vertragsparteien nachträglich geändert werden. Muss der Vertrag nachträglich verändert werden, wird eine neue Version erstellt und von den beteiligten Parteien erneut unterschrieben. Das gibt auch Kunden und Geschäftspartnern eine hohe Sicherheit und schafft mehr Vertrauen durch absolute Transparenz.
Unternehmen, die regelmäßig sehr viele Dokumente zum Unterzeichnen an Kunden oder Geschäftspartner senden müssen, sparen sich mit elektronischen Signatur-Verfahren zudem sehr viel Aufwand, da die Dokumente komplett digital versendet und unterschrieben werden können.
Fazit: Mehr Effizienz und Rechtssicherheit mit der QES
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) steigert die Effizienz von Unternehmen, da Verträge online unterschrieben werden können. Die QES ist wie die handschriftliche Signatur rechtssicher, da sie fälschungssicher ist. Das unterschriebene Dokument verfügt über einen Zeitstempel und kann somit nicht nachträglich verändert werden.
Das Unterzeichnen von Verträgen trägt somit auch zu einem papierlosen Büro bei und hilft dabei, Material- und Portokosten zu sparen. Für Kunden und Geschäftspartner von Unternehmen bietet die QES ebenfalls Vorteile: Sie können sich sicher sein, dass das Dokument im Nachhinein nicht manipuliert wird. Das stärkt das Vertrauen in das Unternehmen, und der unkomplizierte Unterzeichnungsvorgang erhöht die Kundenzufriedenheit.
