In Betrieben muss für jedes Rechtsgeschäft ein Beleg ausgestellt werden. Dieser kann als Rechnung oder Quittung bezeichnet werden. Die Notwendigkeit dieser kann auf das Rechnungswesen bzw. das Steuerrecht zurückgeführt werden. So gilt in diesen Bereichen, dass es keine Buchung ohne einen etwaigen Beleg geben kann. Die Rechnungen und Quittungen sorgen für Nachvollziehbarkeit der betrieblichen Geschäftsvorgänge. Sollte in einem Fall nun ein solcher Nachweis fehlen, muss dem Finanzamt ersatzweise ein Ersatz vorgelegt werden. Der Eigenbeleg ist damit ein Ersatzbeleg. Damit ist er gewissermaßen eine Notlösung. Er kann auch als interner Beleg bezeichnet werden. Den Gegensatz zu diesem bildet der Fremdbeleg.
Was ist ein Fremdbeleg?
Auch ein Fremdbeleg dient als Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Dieser wird für Belege verwendet, welche von Dritten ausgestellt werden und von außen stammen. Beispiele für Fremdbelege sind Lieferscheine, Kassenzettel, Eingangsrechnungen oder Kontoauszüge. Solche Belege müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Der notwendige Inhalt
Hierbei ist zunächst anzumerken, dass ein solcher Beleg an keine Formvorschriften gebunden ist. Es wird allein auf das Vorliegen des Mindestinhalts geachtet. Damit ein Eigenbeleg also akzeptiert werden kann, muss er einen bestimmten Inhalt aufweisen. So ist zunächst der Zahlungsempfänger und dessen Anschrift anzugeben. Außerdem ist die Art der Aufwendung und deren Datum anzuführen. Hierbei kann beispielsweise auf einen anderen Beleg verwiesen werden. Schließlich sollten Kosten und der Grund für den Beleg genannt werden. Die Kosten können sowohl in Form eines Stückpreises als auch als Gesamtpreis angegeben werden. Nicht vergessen werden darf hierbei auch die Umsatzsteuer. Bezüglich der Preishöhe ist es sinnvoll eine Preisliste anzugeben bzw. anzuheften, um die Ausgabe auch nachweisen zu können. Als Grund kann etwa ein Verlust oder auch Diebstahl angegeben werden. Außerdem ist ein Feld für eine Unterschrift vorgesehen. Diese ist händisch zu erfolgen.
Welche Art von Geschäft kommt in Betracht?
Wie sich bereits am Inhalt eines Eigenbelegs erkennen lässt, ist dieser vielseitig einsetzbar. So wird er als Nachweis für etwaige Privatentnahmen und -einlagen verwendet. Auch Lohnlisten oder Gehaltsabrechnungen können auf diese Weise erfasst werden. Schließlich dient er als Beleg für Umbuchungen, Materialentnahmen oder als Durchschrift für Lieferscheine. Einige Zahlungen bzw. Einnahmen im Betrieb werden typischerweise nicht schriftlich erfasst. Hierzu zählen beispielsweise Trinkgelder oder Telefonzellen. Diese Ein- bzw. Ausgaben sind auf einem Eigenbeleg zu erfassen.
Vorsteuerabzug
Besonders hervorzuheben ist der Lohnsteuerabzug. So kann bei Eigenbelegen vor dem Finanzamt keine Lohnsteuer geltend gemacht werden. Das kann darauf zurückgeführt werden, dass ein solcher nicht die Voraussetzungen für einen etwaigen Abzug der Lohnsteuer erfüllt. Grund dafür ist, dass auf dem Eigenbeleg nicht ersichtlich ist, wer Zahlungsempfänger ist. Auf Rechnungen kann hingegen die Information entnommen werden, ob ein Kleinunternehmer oder eine Privatperson Empfänger ist.
Abgabe beim Finanzamt
Wie bereits erwähnt, ist der Eigenbeleg unter anderem für das Finanzamt auszustellen. Für dieses spielt aber nicht nur die Erfüllung des Inhalts eine Rolle. So muss die Betriebsausgabe auch nachvollziehbar sein. Weiterhin wird von den Beamten überprüft, ob es sich bei der Ausgabe tatsächlich um einen Geschäftsvorfall handelt. Ansonsten kann der Betrag nicht abgesetzt werden.
Das Gesetz sieht außerdem vor, dass eine Höchstgrenze von 150 Euro nicht überschritten werden darf. Dies kann darauf zurückgeführt werden, dass der Beleg inhaltlich nur über Minimalvorgaben verfügt, weshalb höher Beträge nicht akzeptiert werden können.
Aufbewahrung
Ebenso wie Fremdbelege müssen Eigenbelege für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Diese Frist beträgt ebenfalls zehn Jahre. Dies ist für etwaige Nachkontrollen durch das Finanzamt erforderlich.
