Clouds und damit externe Datenspeicher haben sich überall durchgesetzt. Dies gilt für private Nutzer, die bei verschiedenen Providern ihre Spiele, Musik und Filme verwalten, ebenso wie für Unternehmen. Virtuelle Datenräume gehen noch darüber hinaus. Sie beziehen sich ausschließlich auf den internen Bereich von Unternehmen, bei denen die Anforderungen in puncto Sicherheit besonders hoch sind.
Außerdem unterscheiden sich die Anbieter in der gebotenen Funktionsvielfalt voneinander, die wiederum das Tor zu nützlichen Anwendungen öffnet, die dem Unternehmen einen Mehrwert bescheren.
Worauf kommt es nun bei der Wahl virtueller Datenräume für Unternehmen an?
Wofür werden virtuelle Datenräume genutzt
In den virtuellen Datenräumen werden vertrauliche Geschäftsdokumente gespeichert und auf Abruf bereitgehalten. Sichere deutsche Datenräume sind offen für die weitere Bearbeitung durch Beschäftigte mit privilegierten Rechten, sodass die technischen Möglichkeiten, die Dokumente gemeinsam im Team zu bearbeiten, entsprechend ausgeprägt sein sollten.
Dabei geht es nicht ausschließlich um ausgewählte Mitarbeiter aus demselben Betrieb, denn im Zeitalter der Globalisierung ist der Workflow auch für länderübergreifende Kollaboration gedacht. Mögliche Anwendungen sind die Speicherung, Bearbeitung und Verwaltung sensibler Dokumente, Unterstützung beim Verkaufsprozess, die Arbeit an neuen Produkten, die bis zum Release geheim gehalten werden sollen, sowie interne Absprachen zum richtigen Vorgehen bei Geschäftsbeziehungen und Konfliktfällen.
Die wichtigsten Kriterien für den Anbietervergleich
Wer als Unternehmer nach virtuellen Datenräumen sucht, sollte beim Vergleich besonders die folgenden Parameter berücksichtigen:
Sicherheit
Virtuelle Datenräume sind für vertrauliche Dokumente gedacht. Daraus ergibt sich die Anforderung besonders hoher Sicherheitsvorkehrungen. Diese gehen weit über das übliche Sicherheitsprofil privater und geschäftlicher Anwendungen hinaus. Die Relevanz hoher Sicherheitsanforderungen lässt sich schon durch die Vorstellung erklären, was passieren würde, wenn Unbefugte an wichtige Firmengeheimnisse kommen würden. Schließlich ist im Digitalzeitalter Industriespionage weitverbreitet.
Eine ISO-Zertifizierung der Software bürgt für hohe Sicherheitsstandards. Im Einzelnen schützen folgende Sicherheitsmaßnahmen vor dem Zugriff Unbefugter:
- SSL-Verschlüsselung
- Zwei-Faktor-Authentifikation
- Einloggen mit PIN
- Fingerabdrucksensor oder Gesichtserkennung
- Stimmabdrücke
- Remote-Vernichtung
- Überwachungsprotokolle
- dynamische Wasserzeichen
- regelmäßige Backups
- hierarchische Zugriffsebenen
- sichere Gitteransicht
- Festlegung von Benutzerrechten
Benutzerfreundlichkeit
Eine ausgeprägte Usability der virtuellen Datenräume erleichtert den Beschäftigten die Nutzung. Besonders wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit bei komplexen Systemen mit hoher Funktionsvielfalt. Nur so können im Sinne reibungsloser Abläufe auch bei spezialisierten Operationen Barrieren abgebaut werden, die Zeit, Geld und Nerven kosten und zulasten der Produktivität gehen. Kennzeichen für Benutzerfreundlichkeit sind bei virtuellen Datenräumen:
- intuitive Navigation
- übersichtliche Strukturen
- logische Ordnung
- Datenverschiebung mittels Drag-and-Drop
- Synchronisation von Ordnern über eine Cloud
- Upload von Massendokumenten
- schnelleres Auffinden durch Beschriftung
Funktionsvielfalt
Je spezieller die Funktionen sind, desto größer ist der Aktionsradius für Unternehmen. Wer beim Anbietervergleich die Funktionen der einzelnen Programme bewertet, sollte diese selbstverständlich mit dem Bedarf des eigenen Unternehmens – auch in die Zukunft gerichtet – in Einklang bringen.
Als Beispiele für nützliche Funktionen benennen wir:
- Upload und Download von Daten und Dokumenten
- Datenspeicherung und -verwaltung
- Möglichkeit des Austauschs
- KI und Machine Learning
- Übersetzung von Dokumenten
- Findings Manager für einen besseren Workflow
- Red Flag Analyse für Due Diligence
- Zeitsparen mit Massen-Uploads
- Auswahl des Formats von Dateien
Trumpf in der Hinterhand
Mit schnellen, sicheren und vielseitigen virtuellen Datenräumen können Unternehmen auch im Geheimen zielsicher operieren, um sich wichtige Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. Mit der richtigen Wahl der speziellen Clouds gehen die Transaktionen sicher und einfach über die Bühne.
Unternehmen, die in virtuelle Datenräume investieren, sind gefordert, den Spagat zwischen hohen Sicherheitsstandards auf der einen Seite, mit einer hohen und auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenen Funktionsumfangs auf der anderen Seite zu bewältigen. Ist dies geschafft, winkt ein Trumpf in der Hinterhand, der auf Abruf sicher sticht.
