Um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu bleiben müssen Unternehmen immer flexibler werden. Die Covid-19-Pandemie hat diesen Bedarf noch zusätzlich erhöht. Dank dem technischen Fortschritt gibt es für Unternehmen allerdings zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse teilweise oder gar komplett zu automatisieren und somit effizienter zu gestalten. Eine dieser Neuerungen, die immer mehr an Fahrt gewinnt, sind virtuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Virtuelle Firmenkreditkarten ermöglichen dabei nicht nur schnelles, kontaktloses Bezahlen, sie optimieren auch die Ausgabenverwaltung und geben Mitarbeitern die Gelegenheit, mehr Verantwortung zu übernehmen. Welche weiteren Vorteile virtuelle Mitarbeiterkarten mit sich bringen, verratet dieser Artikel.
Was sind virtuelle Firmenkreditkarten?
Virtuelle Firmenkreditkarten sind in ihrer Funktionsweise mit traditionellen, physischen Kreditkarten vergleichbar. Virtuelle Kreditkarten zeichnen sich allerdings dadurch aus, dass sie online und digital vorliegen. Zudem ermöglichen Anbieter von virtuellen Kreditkarten, dass Karten in unbegrenzter Anzahl für jegliche Zwecke erstellt werden können. Sie sind also weltweit für jegliche Zahlungen online verwendbar oder können mittels Smartphone für Einkäufe vor Ort verwendet werden.
Die Ausstellung funktioniert dabei ganz einfach: Nach wenigen Klicks sind die Karten erstellt und können anschließend sofort verwendet werden. Die Karten können entweder von einen Admin, etwa dem Abteilungsleiter, ausgestellt oder von den Mitarbeitern selbst beantragt werden. Nach der Ausstellung liegen die virtuellen Kredtikarten in einem Onlinetool vor und können dort von den Mitarbeitern und Admins eingesehen werden. Dort sehen die Mitarbeiter einerseits alle wichtigen Zahlungsinformationen, andererseits auch die vergangenen Transaktionen sowie das vorhandenen Budget der einzelnen Karten. Nach einer Zahlung digitalisieren die Karteninhaber die Belege – dadurch sind alle Belege direkt der richtigen Auszahlung und der richtigen Kostenstelle zuordenbar.
#1 Effiziente Ausgabenverwaltung
Die Buchhaltung ist von manuellen Arbeitsprozessen geprägt, wodurch der Bereich nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig ist. Virtuelle Firmenkreditkarten lösen diesen Schmerzpunkt auf und führen zu großen Erleichterungen und Zeitersparnissen. Durch die virtuellen Karten werden alle Transaktionen zentral an einem Ort gesammelt und sind dort auch in Echtzeit einsehbar. Da die Belege direkt von den Mitarbeitern selbst digitalisiert werden, entfällt auch die Suche nach Belegen am Monatsende. Außerdem sind alle Karten personenbezogen und mit einem bestimmten Verwendungszweck ausgestattet. Dadurch sind die Auszahlungen direkt der richtigen Abteilung und Kostenstelle zuordenbar. Am Ende des Monats können die Transaktionen in eine beliebige Buchhaltungssoftware übertragen werden.
#2 Individualisierbare Kreditkarten
Bei der Erstellung von virtuellen Firmenkreditkarten kann einerseits zwischen Debit- und Kreditkarten unterschieden werden, andererseits kann ausgewählt werden, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung handelt. Karten, die für einmalige Zahlungen ausgestellt werden, werden dabei mit dem jeweiligen Limit versehrt und nach der Zahlung deaktiviert. Karten, die für wiederkehrende Ausgaben erstellt werden, werden regelmäßig mit dem jeweils benötigten Betrag ausgestattet. So können beispielsweise Abonnements bequem bezahlt werden: besitzt man ein Marketing-Abo, das beispielsweise 100 € pro Monat kostet, dann wird dieser Betrag automatisch einmal pro Monat auf die Karte geladen und man muss sich um nichts weiteres mehr kümmern. Je mehr Karten erstellt werden, desto leichter lassen sich die Ausgaben im Anschluss verwalten.
#3 Handlungsfreiheit für Mitarbeiter
Die virtuellen Kreditkarten können von den Mitarbeitern selbstständig in unbegrenzter Anzahl beantragt werden. Nach der Freigabe durch den Admin können die Karten dann sofort für die jeweilige Ausgabe verwendet werden. Durch den einmaligen Freigabeprozess erlangen die Mitarbeiter mehr Flexibilität und Handlungsfreiheit, schließlich können bequem Erledigungen für das Unternehmen getätigt werden, ohne erneut Rücksprache mit den Vorgesetzten halten zu müssen oder private Barauslagen tätigen zu müssen. Auch für Arbeitgeber hat diese Zahlungsfreiheit für Mitarbeiter Vorteile: So entfällt etwa die zeitaufwändige Spesenabrechnung, da für jede Ausgabe problemlos eine Kreditkarte erstellt werden kann.
#4 Stressfreie Dienstreisen
Die Planung einer Dienstreise nimmt viel Zeit in Anspruch – gleichzeitig stellt die Dienstreise selbst für Mitarbeiter einen großen Stressfaktor dar. Durch virtuelle Kreditkarten werden Dienstreisen einfacher und angenehmer gestaltet: die Kreditkarte kann einfach mit dem nötigen Limit ausgestattet werden, anschließend können alle Zahlungen wie die Buchung einer Unterkunft oder für die Transportmittel eigenständig von den Mitarbeitern getätigt werden. Auch der Aufenthalt vor Ort wird stressfreier gestaltet, da weltweit flexibel Zahlungen getätigt werden können. Falls das Limit dabei zu knapp bemessen wurde, kann eine Anpassung in Echtzeit vorgenommen werden.
#5 Sicherheit und Kontrolle für Arbeitgeber
Transparente, sichere und nachvollziehbare Zahlungen: das bieten virtuelle Firmenkreditkarten. Alle Transaktionen, die mit virtuellen Kreditkarten getätigt werden, werden zentral an einem Ort gesammelt und können dort in Echtzeit eingesehen werden. Das sorgt für einen optimalen Überblick über die Ausgaben für Arbeitgeber. Kreditkartenbetrug wird proaktiv vorgebeugt, da die Karten personenbezogen sind und neben dem Verwendungszweck auch ein Kartenlimit besitzen. Sollte es dennoch zu verdächtigen Zahlungen kommen, können die Karten in Echtzeit gesperrt und wieder freigegeben werden.
Fazit
Virtuelle Firmenkreditkarten sind eine moderne Lösung, die zu einer Ausgabenoptimierung führt. Dank der festgelegten Limits und vollständiger Transparenz über alle Ausgaben erlangen Arbeitgeber mehr Sicherheit und Kontrolle. Gleichzeitig wird durch die Digitalisierung die Arbeit in der Buchhaltung effizienter gestaltet und ein stressfreier, lückenloser Monatsabschluss ermöglicht. Zudem erlangen Mitarbeitern durch die eigenen virtuellen Kreditkarten mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung. Nach der können einmaligen Freigabe kann das festgelegtes Budget bequem für jegliche unternehmerische Zwecke aufgewendet werden, ohne erneut Erlaubnis einzuholen.
