Worauf muss man beim Firmenstempel achten?

Obwohl heutzutage viele Vorgänge online ablaufen, laufen einige Prozesse nach wie vor auf schriftlichem Weg. Für Unternehmen, Firmen und Selbstständige ist daher ein Firmenstempel eine positive Bereicherung, der Zeit spart und professionell wirkt. Worauf beim Kauf und dem Design geachtet werden muss, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Arten von Stempeln

Stempel ist nicht gleich Stempel – es gibt sie in verschiedensten Ausführungen, Größen, Farben und Funktionen. Für Firmen sind folgende Arten interessant:

• Firmenstempel mit Logo: Der Firmenstempel eignet sich gut für Urkunden, Zeugnisse, wichtige Briefe und Grußkarten, wie beispielsweise Weihnachtskarten.
• Adress-Stempel: Adress-Stempel sind praktisch für Post und ausgehende Rechnungen.
• Datums-Stempel: Das Datum an einem Stempel wird jeden Tag von Hand angepasst und ist wichtig, um eingehende Post zu dokumentieren oder bezahlte Rechnungen zu markieren.
• IBAN-Stempel: Der IBAN-Stempel ist für Rechnungen geeignet.
• Dokumentenstempel: Für besondere Dokumente, die der Geheimhaltung unterliegen oder vertraulich sind, bietet sich ein Dokumentenstempel an.

Ist ein Firmenstempel Pflicht?

Es ist ein allgemeiner Irrglaube, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, einen Firmenstempel zu haben. Tatsächlich gibt es dazu keine gesetzlichen Vorschriften und es bleibt jedem Unternehmer selbst überlassen, ob er sich einen Stempel zulegt. Über die Informationen, die auf dem Stempel enthalten sein müssen, gibt es ebenfalls keine Vorgaben. Trotzdem ist ein Firmenstempel für jedes Unternehmen sinnvoll, denn es sieht auf offiziellen Dokumenten, Zeugnissen und Urkunden einfach besser und professioneller aus.

Welche Angaben sollten auf den Firmenstempel?

Meistens handelt es sich um personalisierte Stempel. Die Ausnahme bilden Dokumentenstempel und Datums-Stempel, diese sind vorgefertigt erhältlich. Diese Angaben sind für Firmen relevant:

• Firmenname: Der Firmenname ist ein Muss und sollte als Erstes angeführt werden.
• Logo: Das Logo verleiht dem Stempel etwas Einzigartiges und schafft Wiedererkennungswert.
• Rechtsform: Die Rechtsform aufzudrucken ist vor allem für KGs, GmbHs oder AGs interessant.
• Adresse: Auf Stempeln, die für Briefe oder wichtige Dokumente verwendet werden, ist die Adresse essenziell.
• Telefonnummer: Alle Firmen, die über ein eigenes Sekretariat verfügen, sollten diese Telefonnummer angeben. Selbstständige, die eine separate Nummer für geschäftliche Angelegenheiten besitzen, können diese angeben. Der telefonische Weg ist die schnellste und einfachste Möglichkeit Kontakt aufzunehmen und wird von vielen Geschäftsleuten bevorzugt.
• Fax: Die meisten Firmen nutzen keine Faxgeräte mehr, doch ist es für Sie ein relevanter Kommunikationsweg, bietet sich die Nennung auf dem Stempel weiterhin an.
• E-Mail: Die E-Mail-Adresse gehört zu den wichtigeren Angaben, da sie der Hauptkommunikationsweg vieler Unternehmen ist.
• Website: Gibt es eine eindrucksvolle Firmenwebsite, könnte diese beispielsweise zum Schluss oder direkt unter dem Namen angegeben werden.

Weitere wichtige Punkte

Nachdem der Zweck und die relevanten Angaben bestimmt wurden, geht es an die Stempel-Auswahl. Je nach Menge der Angaben auf dem Stempel wird die Größe bestimmt. Die Schriftart sollte nicht zu klein sein und später auf den Dokumenten problemlos zu lesen sein. Sind also verhältnismäßig viele Informationen auf dem Stempel, muss er größer sein als ein einfacher IBAN-Stempel. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Schriftart ordentlich und dünn ist. Zu dicke Buchstaben können später leichter verlaufen oder auf Papier unleserlich sein.

Die Stempelfarbe spielt ebenfalls eine Rolle. Für besonders wichtige Stempel, wie IBAN-Stempel oder Dokumentenstempel empfehlen wir die Farbe Rot. Einfache Adress- und Datums-Stempel sind am besten Schwarz oder alternativ Blau. Grün bietet sich an, um bezahlte Rechnungen oder erledigte Aufträge zu markieren.

Bei der Form greifen die meisten zum klassischen Rechteck, mit einem runden Stempel fallen Sie auf und wirken modern. Auf den meisten Stempeln befindet sich oben ein durchsichtiges Sichtfeld, auf dem die Inhalte des Stempels festgehalten werden können. Achten Sie darauf, oben und unten richtig zu beschriften, damit der Stempel nachher nicht umgekehrt auf den Dokumenten landet.

Fazit

Der Stempel ist das Aushängeschild eines Unternehmens, deshalb sollte er sorgfältig gewählt und gestaltet werden. Die Anschaffung ist besonders empfehlenswert, da ein Firmenstempel beim Bearbeiten von Dokumenten Zeit spart und auf Kunden seriös und vertrauenswürdig wirkt.