Jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter beschäftigt, muss sich irgendwann entscheiden, ob die Lohnabrechnung selbst gemacht oder ein Steuerberater beziehungsweise ein Lohnbüro damit beauftragt wird. Die Auslagerung, im englischen Outsourcing, hat zwar einige Vorteile, bringt jedoch auch Nachteile mit sich. Zeit und Kosten sparen Sie dagegen mit der Alternative: der online Lohnabrechnung. Im Folgenden stellen wir diese zwei Varianten gegenüber und helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung.
Vorteile & Nachteile beim Outsorcing der Lohnabrechnung
Die ausgelagerte Lohnabrechnung ist zeitsparend, günstig und modern. Wenn Sie ein Lohnbüro oder einen Steuerberater damit beauftragen, hat das für Sie einige Vorteile: So gewinnen Sie zum Beispiel wertvolle Zeit und können sich mehr auf das Kerngeschäft fokussieren. Die Verwaltungsarbeit wird durch einen externen Dienstleister übernommen und Sie haben mehr freie Ressourcen. Zudem ist das Outsourcing in der Regel billiger als extra Personal für die Lohnbuchhaltung einzustellen und die externen Dienstleister arbeiten deutlich aktueller.
Wenn Sie die Lohnabrechnung outsourcen, dann können Sie davon ausgehen, dass der Dienstleister darauf spezialisiert ist, was für Sie im Endeffekt eine hohe Rechtssicherheit bedeutet. Schließlich ist das Lohnrecht sehr komplex und unbeständig, das Wissen dazu muss regelmäßig erneuert werden. Nachteilig beim Outsourcing ist, dass Sie abhängig sind, Kontrolle abgeben und auch die Kommunikation schwieriger wird. So wird Ihr Unternehmen abhängig von einem externen Dienstleister, in der Regel müssen Sie sich an langfristige Verträge binden und geben Kompetenzen ab, die Sie potentiell auch intern hätten fördern können. Ebenso müssen Sie Abstriche beim Thema Datensicherheit machen.
Dritte erhalten Einblicke in Ihre internen und vertrauliche Daten. Sie müssen dem externen Dienstleister also in jedem Fall ein hohes Maß an Vertrauen schenken. Das Outsourcing ist darüber hinaus nur erfolgreich, wenn die Wünsche und Anforderungen des Unternehmens auch klar an den Dienstleister kommuniziert und durch diesen umgesetzt werden. Häufig kommt es dabei zu Missverständnissen, welche einiges an Zeit beanspruchen.
Die Online-Lohnabrechnung als Alternative für KMU
Auf der anderen Seite gibt es viele online Anbieter, um die Lohnabrechnung gleich digital zu erledigen. Dabei genießen Sie die Vorteile des Outsourcings, ohne sich dabei an einen externen Dienstleister zu binden. Online Lösungen, wie die Papershift Lohnabrechnung sind mehr als eine Alternative: so erhalten Sie dadurch weitestgehend Freiheit. Sie sind unabhängig und können die Lohnabrechnungen einfach sowie schnell online erledigen und das ganz ohne Buchhaltungs-Know-how. Zudem sparen Sie einiges an Zeit, da die Prozesse durch die online Tools automatisiert werden können. So müssen Sie sich nur einmal im Monat mit der Lohnbuchhaltung befassen, was oftmals lediglich wenige Minuten dauert. Die Lohnabrechnung online zu erstellen ist zudem günstiger als ein Steuerberater oder ein Lohnbüro. In der Regel können Sie monatlich kündbare Abonnements auswählen.
Auch online sind Sie immer auf dem neuesten Stand und erhalten eine gute Rechtssicherheit. Die Tools werden ständig an das aktuelle Recht angepasst. Darüber hinaus ist der Datenschutz bei der online Lohnbuchhaltung ein wichtiger Faktor: Die Anbieter sind in der Regel ISO zertifiziert und verwenden Verschlüsselungsstandards. Die Daten werden also nicht kenntlich gemacht und niemand anderes außer Sie hat Zugriff darauf. Sollte es mal Fragen geben, dann können Sie einfach den Support der Online-Lohnabrechnungs-Software kontaktieren – dieser hilft Ihnen schnell und einfach weiter.
Die Vorteile der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung sprechen für sich
Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich, die Lohnabrechnung online zu erstellen. Dank automatisierte Prozesse benötigt die Gehaltsabrechnung nur wenige Minuten im Monat. Gegenüber dem Outsourcing sparen Sie zudem Kosten und der Kommunikationsaufwand ist deutlich geringer. Bleiben Sie unabhängig und behalten Sie gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Daten.
