Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile von Zeiterfassungs-Software, um die Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter besser administrieren zu können. Die Motivation für die Implementierung einer Software liegt vor allem in der hohen Effizienz, die eine solche technische Lösung bringt. Dahinterstecken aber auch rechtliche Vorgaben, die der Arbeitgeber zu erfüllen hat. Grundsätzlich sieht das Gesetz in Deutschland keine konkrete Form vor, wie die Zeiterfassung für Mitarbeiter zu erfolgen hat. Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet den Arbeitgeber lediglich dazu, die Zeiten ordnungsgemäß zu erfassen. In welcher Form diese Aufzeichnung erfolgt, schreibt der Gesetzgeber aber dem Betrieb nicht vor. Man überlässt es folglich auch dem Arbeitgeber, in welcher Form die Aufzeichnung erfolgt.
Grundsätzlich Formfreiheit bei der Zeiterfassung gegeben – Vorteile einer technischen Lösung überwiegen
Ein Betrieb könnte demnach theoretisch auch eine handschriftliche Aufzeichnungsliste führen und damit die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Man kann sich jedoch sehr gut vorstellen, dass diese Vorgehensweise in größeren Unternehmen undurchführbar wird. Bereits ab 10 Mitarbeitern wird der damit verbundene Arbeits- und Kontrollaufwand nicht mehr zu administrieren sein. Die meisten Betriebe entscheiden sich aus Gründen der besseren Administrierbarkeit für digitale Lösungen. Damit hat der Betrieb auch gegenüber dem Gesetzgeber eine bessere Argumentation und kann die Dienstzeiten der Mitarbeiter leichter nachweisen. Man muss gesetzliche Verpflichtungen auch aus Sicht eines Unternehmers sein. Sollte eine Prüfung anberaumt werden, dann raubt diese dem Betrieb ebenso viel Kraft und Zeit. Dieser Aufwand sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Die Implementierung von digitalen Lösungen sind daher sehr zielführend. Wichtig ist aus gesetzlicher Sichtweise nämlich auch, dass die Pflicht zur korrekten Aufzeichnung der Arbeitszeiten beim Dienstgeber verbleibt.
Einsatz von Arbeitszeitkonten im Betrieb
Hinsichtlich der erfassten Überstunden dient das Zeiterfassungssystem auch einer besseren Administrierbarkeit der Behandlung der Überstunden. In die Software-Lösungen können daher auch Arbeitszeitkonten integriert werden. Damit lässt sich der Abbau von Überstunden besser administrieren. Grundsätzlich müssen die Überstunden innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden. Erfasst wird von dieser Regel sowohl die Auszahlung der Überstunden in monetärer Form als auch in Form eines bezahlten Freizeitausgleichs. Die Vorteile sind auch für den Mitarbeiter sichtbar und daher nicht mit Begriffen wie Kontrolle in Verbindung zu setzen. Dabei stechen die positiven Aspekte der Zeiterfassung hervor, die auch Vorteile für den Mitarbeiter bringen.
