Spätestens seit der Pandemie sind Unternehmen im Rahmen der Telekommunikation an ihre Grenzen gestoßen. Mitarbeiter, die sonst bequem von Kunden oder Lieferanten unter einer Durchwahl im Betrieb erreichbar waren, mussten von heute auf morgen im Home-Office angerufen werden. In manchen Fällen mussten private Mobil- und Festnetznummern herausgegeben werden, in anderen Fällen klingelte die Rufumleitung rund um die Uhr. Insgesamt eine für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen unbefriedigende Situation. Doch es gibt moderne Lösungen, wo durch Cloud Telefonanlagen genau solche Probleme gelöst werden.
Grundlegende Unterschiede verschiedener Systeme
Wer bei den Begriffen Voice over IP, Softphone und SIP langsam, aber sicher den Überblick über die moderne Technik verliert, steht damit nicht alleine da. Wer seine Erreichbarkeit neu organisieren will, sollte daher zunächst die wichtigsten Unterschiede der Angebote kennen.
Das analoge Telefon ist ein stationäres Gerät, das mit einem Kabel eine physische Verbindung zur Telefondose in der Wand benötigt. Bei Telefonen mit einem mobilen Teil muss mindestens die Station mit der Telefonleitung in der Wand und einer Steckdose verbunden werden. Auch heute noch gehören diese Telefone zu den am weitesten verbreiteten Telefonen in Unternehmen. Vorteilhaft ist die weitgehend störungsfreie Nutzung der stabilen Leitung – ist die Leitung intakt, ist man erreichbar. Wird die Leitung durch Bauarbeiten beschädigt, kommt die Erreichbarkeit vollständig zum Erliegen. Meist haben solche analogen Telefone einen integrierten Anrufbeantworter und Anrufe können an eine Nummer weitergeleitet werden.
Systemtelefone oder auch digitale Telefone bieten schon eine wesentlich facettenreichere Funktionalität. Sie können meist nicht mehr von jedermann angeschlossen werden, sondern müssen von einem Fachmann in Betrieb genommen werden. Solche Telefonanlagen können beliebig erweitert werden und einem wachsenden Bedarf an Erreichbarkeit angepasst werden.
SIP, IP und Voice over IP-Telefone wiederum bedienen sich nicht mehr der analogen Telefonleitung, sondern nutzen die moderne Internet- bzw. Netzwerktelefonie. Daraus ergeben sich viele Vorteile, wobei eine Störung des Internets meist auch sofort eine Störung der Erreichbarkeit nach sich zieht. Allerdings ist die Telefonie über das Internet wesentlich günstiger und flexibler. Wo ansonsten nur wenige Nummern über die direkte Leitung angerufen werden können, können bei der Netzwerktelefonie zwischen 2 und 12 Linien zur gleichen Zeit betrieben werden.
IP-Technologie steht für „Internet Protocol“ und die Telefonanlagen funktionieren im Verbund aufgrund des geschlossenen Protokolls nur mit Modellen des gleichen Herstellers. SIP steht für „Session Initiation Protocol“, die mit einem offenen Protokoll arbeiten. Der Vorteil von SIP-Telefonen ist die Kompatibilität mit den meisten IP-Telefonanlagen. Anbieter wie die Deutsche Telefon setzen daher auf SIP.
Funktionsweise der SIP-Telefonie
Ein via Cloud organisierte Telefonie bietet im betrieblichen Alltag zahlreiche Vorteile. Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter wird maximal flexibilisiert und praktische Features wie die Anrufverteilung wählen automatisch freie Mitarbeiter für den Anrufer aus. Sind alle Plätze besetzt, kann automatische eine Bandansage abgespielt werden.
Nebenstellen lassen sich bequem einrichten, sodass neue Mitarbeiter sofort loslegen können. Auch der Mitarbeiterwechsel zwischen Arbeitsplatz und Home-Office ist mit SIP problemlos machbar. Denn die Anrufe erreichen den Mitarbeiter ganz unabhängig von dessen Standort. Der Kunde kann immer die gleiche Nummer wählen, die Telefonanlage übernimmt die Zustellung der Daten. Business-Tarife für SIP-Telefonie sind deutlich günstiger als klassische Telefontarife und Flatrates sorgen für kalkulierbare Kosten. Gerade für dynamische Unternehmen, die sich permanent weiterentwickeln, ist so eine Telefonanlage der perfekte Partner.
Worauf bei der Auswahl einer SIP-Anlage geachtet werden sollte
Um sich für oder gegen den Umstieg auf ein modernes SIP-Telefon zu entscheiden, hilft im Vorfeld die Beantwortung einiger Fragen:
- Wird das Telefon auch via PC oder Softphone verwendet, beispielsweise bei Skype oder Microsoft Link?
Beim Kauf sollte das Gerät die jeweils notwendigen Optimierungen besitzen und einen entsprechenden USB-Slot besitzen.
- Wird die Telefonanlage mit einem offenen oder einem geschlossenen Protokoll verwendet?
Bei SIP lassen sich viele beliebige SIP-Geräte verwenden, wobei im Vorfeld die Anzahl der Leitungen bekannt sein sollte, damit diese vom Gerät unterstützt werden. Bei reinen IP-Anlage mit geschlossenem Protokoll sollte im Vorfeld Rücksprache mit dem Techniker gehalten werden. Dieser kann Auskunft geben, welche Geräte kompatibel sind.
- Welche Anschlüsse müssen vorhanden sein?
Hier haben Kunden die Wahl zwischen gewöhnlichen Netzsteckern. Bei Modellen mit Power over Ethernet hingegen wird kein separater Stromanschluss benötigt, da die Stromversorgung über den Ethernet-Anschluss sichergestellt wird. Darüber hinaus sollte man prüfen, ob ein Anschluss für das Headset, Bluetooth oder Ethernet benötigt werden.
- Welche Grundausstattung ist erforderlich?
Natürlich dürfen auch klassische Funktionen wie Anrufbeantworter, Lautstärkeregulierung, Schnellwahltasten, Funktionstasten zur freien Belegung, Freisprechfunktion und Display nicht fehlen.
Erfüllt die Telefonanlage alle Voraussetzungen, ist das Unternehmen mit einer durchdachten SIP-Anlage gut beraten. Wenn der nächste Lockdown kommt, können die Mitarbeiter flexibel zurück ins Home-Office und können arbeiten – ohne dass Kunden etwas davon mitbekommen. Sollte es vielleicht bald ein Recht auf die Arbeit im Home-Office geben, sind Unternehmen mit einer durchdachten Erreichbarkeit bestens gerüstet.
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Eine durchdachte Telefonanlage sorgt für permanente Erreichbarkeit, kann aber auch bei Überlastung der Leitung ein Band abspielen. Für die unternehmensinterne Kommunikation sind Durchwahlen und Weiterleitung von Anrufen unverzichtbar.
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Wo früher per Datenfernübertragung Daten durch Fax- und Telefonleitungen geschleust wurden, eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten. Vor der Anschaffung einer neuen Telefonanlage sollten sich Nutzer allerdings über die Details der Technik gut informieren.
