Die Qualifikationsmatrix hat sich im Laufe der Zeit verändert. Es handelt sich bei ihr um ein praktisches und bewährtes Werkzeug. Punktgenau werden die Kernkompetenzen, Zertifikate und Fertigkeiten der Mitarbeiter innerhalb der Organisation strukturiert angezeigt. Die Vorteile liegen für das Unternehmen klar auf der Hand. Doch welche Veränderungen haben sich mittlerweile ergeben? Eine Erläuterung mit praktischen Tipps zur Erstellung einer eigenen Qualitätsmatrix finden sich hier wie folgt:
Was beinhaltet eine Qualifikationsmatrix?
Für den effektiven Geschäftsablauf empfiehlt es sich, über eine Matrix der Mitarbeiter sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Folgende Fragen sollten je Mitarbeiter beantwortet werden:
– die vorhandenen Kompetenzen
– die bisherigen Fertigkeiten
– persönliche Kenntnisse
– der Stand der Qualifikationen
– vorhandene Zertifikate
Mit der Fertigungsmatrix, wie sie ebenso benannt wird, werden die gesammelten Informationen zum Mitarbeiter strukturiert angezeigt. Die entstandene Skill Matrix wird vom Führungspersonal verwendet und erleichtert personelle Entscheidungsprozesse. Vorhandene Lücken werden erkannt und können gegebenenfalls durch Weiterbildungen gefüllt werden.
Der Aufbau der Skill Matrix
Die Matrix wird in eine horizontale sowie vertikale Achse aufgeteilt. Auf der einen Achse stehen die Mitarbeiterfertigkeiten und auf der weiteren Achse die jeweiligen Mitarbeiter. Dabei werden diejenigen Mitarbeiter ausgewählt, welche themenbezogen beleuchtet werden sollen. Dabei stehen die jeweiligen zu erreichenden Ziele durch die Mitarbeiter im Fokus. Durch die strukturierte Darstellung der Matrix lässt sich unmittelbar erkennen, wie die derzeitigen kritischen Aufgaben mit welchen Mitarbeitern erreichbar werden. Eklatante Mängel werden mit der Qualifikationsmatrix sichtbar.
Die Matrix kann zudem als Einstellungs- und Ausbildungsmerkmal genutzt werden. Der unmittelbare Ausbildungs- bzw. Weiterbildungsbedarf eines Mitarbeiters wird erkannt. Durch zusätzliches Fachwissen kann dieser Mitarbeiter weitere Aufgaben erfüllen, welche derzeit durch Lücken in der Matrix gekennzeichnet sind.
Direkte Personalplanung durch die Matrix
Krankenstand oder hohe Auftragslage kann zu personellen Engpässen führen. Schnelle strukturelle Veränderungen sind gefragt. Nur so kann die notwendige Produktivität erhalten bleiben. Mit der Qualifikationsmatrix können ausgefallene Experten rasch ersetzt werden. Durch die Matrix ist erkennbar, aus welchen Abteilungen Mitarbeiter entsprechende Arbeiten vorübergehend übernehmen können. Zudem können mit der Skill Matrix Fortschritte in der Produktivität schneller erkannt werden. Die Matrix offenbart eindrucksvoll den großen Wert der Mitarbeiter und führt klar ins Bewusstsein, welche Mitarbeiter über welche Kompetenzen verfügen.
Mit der klaren Struktur die optimale Matrix erstellen
Innerhalb der Matrix wird strukturiert dargestellt, welcher Mitarbeiter über welche Fähigkeiten verfügt. In diesem Zusammenhang lässt sich herausarbeiten, für welche Funktionen der Mitarbeiter zur Verfügung steht. Kann er eventuell eine dringend benötigte Rolle übernehmen? Die Matrix kann zudem erkennen, durch welche zusätzlichen Spezialisierungen befähigte Mitarbeiter neu geschaffene zentral wichtige Funktionen erfüllen könnten. Dabei werden die vorhandenen Daten optimal miteinander kombiniert. Die bisher genannten Punkte stellen die Möglichkeiten der bisherigen Qualifikationsmatrix dar. Durch neue digitale Formen kann eine Matrix durch Excel ersetzt werden. Der erste Anschein trügt. Im ersten Moment wird angenommen, dass die digitale Darstellung komplexer und somit komplizierter erscheint.
Lohnende Mühen führen zu neuen strukturellen Erfolgen
Eine Aktualisierung einer Skill Matrix wird zunächst als lästig empfunden. Eine Matrix ist an sich fehleranfällig bei mangelnder Pflege. Ein Mitarbeiter scheidet aus oder erkrankt länger. Wird dieses Merkmal nicht eingepflegt, wird der aktuelle Status entsprechend nicht erkannt. Die Excelmatrix besteht aus Formeln und Registerkarten. Ein Einarbeiten ist zu Beginn notwendig, damit die Matrix fehlerfrei funktionieren kann. Um etwaigen Fehlern eines Mitarbeiters vorzubeugen. Besteht die Möglichkeit des Einsatzes einer Qualifikationsmanagement-Software? Mit der Software werden die Fehlerquellen durch das Einpflegen einer Exceltabelle weitestgehend ausgeschalten. Per Knopfdruck wird der aktuelle Stand dargestellt. Somit können die Führungsebenen direkt am Arbeitsplatz strukturelle und persönliche Veränderungen in der Matrix vornehmen. Durch übersichtliche Drag-and-Drop-Menüs werden alle möglichen Verbindungen zwischen Personen und deren Qualifikationen optimal dargestellt.
Fazit
Egal, für welche Form der Matrixerstellung sich ein Unternehmen unterscheidet, in allen Fällen steht am Ende der Kette das optimal zu erzielende Ergebnis. Jeder Mensch besitzt seine Fähigkeit und verfügt über Grenzen. Die Skill Matrix stellt dar, welche Einschränkungen vorhanden sind und welche Möglichkeiten und somit Potenzial der Mitarbeiter in das Unternehmen einbringen kann.
