Ein modernes und effizientes Projektmanagement ist das Büro-Pendant zu einer modernen Produktionsanlage und damit für bestimmte Branchen unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Das Projektmanagement erhält eine immer stärkere Bedeutung in dem Maße, wie die Unternehmensprozesse projektförmigen Charakter haben. Je nachdem, welche Dienstleistung oder welches Produkt angeboten wird, kann ein digitales Projektmanagement-Tool zur vitalen Infrastruktur eines Unternehmens gehören und die Produktivität enorm beeinflussen.
Wer benötigt Projektmanagement-Tools?
Nicht alle Unternehmen arbeiten projektförmig oder die Anteile der Projektarbeit an der gesamten Produktion oder Dienstleistung variieren stark je nach Branche. Die Sachbearbeitungsabteilung einer Krankenkasse etwa, die immer wieder dieselben, standardisierten Prozesse abwickelt, arbeitet gewissermaßen nach Schema-F und benötigt kein Projektmanagement-Tool, um ihre Arbeitsprozesse zu organisieren und aufeinander abzustimmen.
Die IT- oder Managementabteilung derselben Krankenkasse kann aber unter Umständen stark vom Einsatz eines Projektmanagement-Tools profitieren, da sie wechselnde, zeitlich begrenzte Aufgaben wie die Implementierung neuer Funktionen oder neue strategische Ausrichtungen des Unternehmens übernehmen. Immer, wenn Aufgaben wenig standardisiert sind, einen zeitlich begrenzten Umfang mit klarem Start und Ziel aufweisen und wenn für die Erreichung des Ziels die Koordination zwischen unterschiedlichen Mitarbeitern notwendig ist, können die Arbeitsprozesse vom Einsatz eines Projektmanagement-Tools profitieren.
Teamarbeit und -koordination
Das Paradebeispiel für den Sinn und die Funktion eines Projektmanagement-Tools ist durch die Teamarbeit in einem IT-Unternehmen gegeben: Das Unternehmen bietet Komplettlösungen für Webseiten an und erhält den Auftrag, eine Seite, die aus Blogbeiträgen, FAQs, Kontaktformularen und einem Webshop, der direkt mit dem Content-Management-System (CMS) sowie einem Warenwirtschaftssystem verbunden ist, besteht, technisch auf den neuesten Stand zu bringen.
Allein der Umfang der Aufgabe macht es notwendig, dass verschiedene Mitarbeiter parallel an ihr arbeiten. Sie bilden das Team. Im Team gibt es Spezialisten für die Anbindung des CMS und des Warenwirtschaftssystems an den Webshop, Grafiker und Designer, Programmierer, die die neuesten Protokolle und Browsereigenschaften integrieren sowie Content Creator, die die Beschreibungstexte für den Webshop liefern oder Suchmaschinen optimierte Blogbeiträge schreiben (SEO-Texte).
Außerdem gibt es mindestens einen Projektleiter und wahrscheinlich auch noch ein oder zwei Ansprechpartner auf der Kundenseite, die mehr oder weniger intensiv in den Arbeitsprozess involviert werden möchten. Alle diese Personen haben unterschiedliche Aufgaben, für deren Erfüllung sie auf Vorarbeiten und einen guten Informationsfluss angewiesen sind. Die Zielvorgaben können sich auch während der Arbeit ändern oder es werden Priorisierungen vorgenommen.
Diese Änderungen müssen möglichst schnell an die Teammitglieder kommuniziert werden, damit sie darauf hinarbeiten können. Es kann sich jedoch auch herausstellen, dass der Kunde und die Projektleitung unrealistische oder gar technisch unmögliche Anforderungen gestellt haben. Dann ist es von kaum abschätzbarem Vorteil, wenn dies möglichst schnell bekannt und auch an die Projektkoordination und den Kunden weitergegeben wird. Denn es müssen neue Lösungen gefunden und Prozesse in Gang gebracht werden, um den Kundenvorgaben trotz der Schwierigkeiten möglichst weit entgegenzukommen.
Die Koordinationsleistung und die Anforderungen an die Kommunikation im Team, zwischen Team und Projektleitung und zwischen Dienstleister und Kunde können einen relevanten Anteil an der gesamten Arbeit ausmachen und die Produktivität damit enorm beeinflussen. Projektmanagement-Tools bieten die nötige digitale Infrastruktur, um den Anforderungen an eine moderne, komplexe Teamarbeit gerecht werden zu können.
Welche Form des Projektmanagements ist die richtige?
Die richtige Alternative zu Microsoft Project zu finden, ist nicht schwer, wenn man weiß, was man benötigt und wie die Prozesse jetzt aussehen und idealerweise aussehen sollten. Bevor man die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software trifft, sollte man zunächst den Ist-Zustand gut analysieren.
Wie sehen die Prozesse derzeit aus? An welchen Ecken hakt es? Braucht es mehr Mitarbeiter oder nur eine bessere Koordination? Welche Abteilungen bereiten besondere Sorgen und warum? Wie wird die Kommunikation derzeit gehandhabt und sollte sie umgestellt werden? Erst wenn man den derzeitigen Zustand mit seinen Stärken und Schwächen analysiert hat, kann man zum nächsten Schritt voranschreiten und sich überlegen, wie die analysierten Prozesse idealerweise aussehen sollten.
Aus dieser Überlegung heraus können Hindernisse identifiziert werden. Grätschen die Techniker immer kurz vor Abschluss noch herein und halten die Prozesse an, müssen sie anscheinend zu einem früheren Zeitpunkt in das Projekt integriert werden. Macht das Salesteam regelmäßig unrealistische Versprechen oder berechnet die Preise falsch? Dann muss dem Salesteam jemand aus dem Herstellungsprozess zur Seite gestellt werden, mit dessen Input das Salesteam zu realistischeren Angaben kommt. Melden die einzelnen Teams oder Mitarbeiter Schwierigkeiten und Verzögerungen immer zu spät, müssen die Prozesse in Teilschritte aufgeteilt und zwischenzeitlich evaluiert werden.
Wenn man sich eingehend mit diesen Fragen beschäftigt hat und eine gute Analyse des Ist-Zustands vorliegt, kann man entscheiden, welche Funktionen und Dateninfrastrukturen für eine Optimierung der Prozesse notwendig sind.
Welche Funktionen stellen Projektmanagement-Tools bereit?
Die Vorstufe eines umfangreicheren Projektmanagement-Tools sind die bekannten Ticketsysteme. Ein Ticket ist eine Arbeitsaufgabe, die vom Ticketersteller, das kann das Salesteam, das Management, die Teamleitung, aber auch ein einfaches Teammitglied sein, an eine bestimmte Person gegeben wird. Hier können auch Fristen, die den zeitlichen Verlauf regeln, eingestellt werden oder auf verwandte Tickets verwiesen und angegeben werden, ob das Ticket noch an weitere Personen weitergereicht werden muss, bevor die Aufgabe beendet werden kann.
Grundsätzlich ließen sich all diese Dinge auch auf anderen Kommunikationswegen, zum Beispiel über E-Mails, organisieren. Ticketsysteme haben aber den Vorteil, dass
- sie den Verlauf einer Aufgabe automatisch protokollieren
- Dateien problemlos angehängt und weitergegeben werden können, ohne dass Posteingänge verstopft werden
- dieselbe Datei an zahlreichen unterschiedlichen Orten gespeichert ist
- und dass sie sich mit Kalenderfunktionen und -apps verbinden lassen.
Alle Projektmanagement-Tools sollten zumindest diese Funktionalitäten eines Ticketsystems anbieten und zusätzlich noch eine gute Übersicht über alle laufenden Projekte und deren Fortschritt bieten. Denn es ist gerade der Überblick, der durch die Vervielfachung der digitalen Kommunikationswege verloren zu gehen droht. Relevante Informationen liegen vielleicht verteilt auf dem unternehmenseigenen Sharepoint, im Mailverlauf zwischen Kunde und Salesteam, im Chatverlauf zwischen Teammitgliedern und auf dem PC der Projektleitung.
Ein Ticketsystem kann hier zwar für eine gewisse Vereinheitlichung sorgen, aber der Überblick kann dennoch schnell verloren gehen. Wenn der Projektmanager beispielsweise alle Tickets, die seiner Meinung nach nötig waren, um eine bestimmte Leistung zu erbringen, verteilt hat, fehlt eine Übersichtsseite, in der Fortschritte, Hindernisse, Fragen und Abhängigkeiten dieser Teilaufgaben gemeinsam abbildet. Der Gesamtfortschritt des Projekts geht so schnell verloren und es können böse Überraschungen drohen, wenn die einzelnen Tickets weitergereicht werden und schließlich wieder beim Projektmanager ankommen.
Ein gutes Projektmanagement-Tool bietet diese Übersicht, vereinheitlicht die Kommunikation und ermöglicht ein stetiges Feedback aller Beteiligten. Ein Teil der Prozesse oder bestimmte Arbeitsschritte können eventuell auch automatisiert oder direkt an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen werden. Es verbessert damit das bereichsübergreifende Arbeiten und stellt die nötige Kommunikation und Datensammlung an einem bestimmten Ort sicher. Damit ermöglichen Projektmanagement-Tools das agile Arbeiten in flachen Hierarchien im Gegensatz zum klassischen, hierarchischen Organisationsmodell mit all seinen Tücken.
