Fakturierungsprogramme – eine große Hilfe für Selbstständige
Der bürokratische Dschungel hat viele Fallstricke. Gerade Ein-Mann-Betriebe ohne Bürokräfte sind oft überfordert. Vor allem Rechnungen weisen schnell formale Fehler auf, so dass die Gefahr besteht, dass sie von den Steuerbehörden nicht anerkannt werden. Zum Glück gibt es einfache Rechnungsprogramme, die dies verhindern. Ein solches Programm spart Zeit, die, wie wir alle wissen, Geld ist. Auf diese Weise schützen diese Programme Sie als Selbstständigen vor Fehlern, nehmen Ihnen aber auch dank der automatischen Funktionen viel mühsame Arbeit ab. Auf diese Weise können Sie sich in Zukunft besser auf Ihre tägliche Arbeit konzentrieren.
Warum ein Programm nützlich ist
Wenn Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren, haben Sie viel zu tun, um mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten, Angebote zu machen und natürlich Aufträge auszuführen. Es kostet Zeit und Energie, sich nach der Arbeit hinzusetzen, Tabellen auf dem neuesten Stand zu halten und sich mit Verwaltungsformalitäten zu beschäftigen, die nicht immer logisch erscheinen.
Es gibt Einzelunternehmen, deren Geschäftsführer diese Aufgaben gerne übernimmt, aber das ist sicher nicht die Regel! Die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen betrachten diese Arbeit eher als notwendiges Übel. Dann erweist sich ein Computerprogramm, das alles bündelt und zum Beispiel ausstehende Rechnungen automatisch im Auge behält, als äußerst nützlich. Auf diese Weise können Sie als Selbständiger oder als Manager die Verwaltung ohne großen Zeitverlust erledigen. Besonders für Handwerker kann ein Rechnungsprogramm sehr lohnend sein.
Was sollte auf einer Rechnung stehen?
Rechnungen enthalten eine Vielzahl von Informationen. Die genauen Einzelheiten sind in §14 und §14a des Mehrwertsteuergesetzes enthalten. Insgesamt sind elf Punkte in diesem Gesetz geregelt.
Zunächst werden die Anschrift Ihres Unternehmens und Ihres Kunden sowie die Steuernummer und der Leistungs- und Lieferzeitraum benötigt. Hinzu kommen eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, die Preiselemente, die Menge, die übliche Artikelbezeichnung und der Steuersatz.
Dies sind Dinge, die Sie, wenn sie einmal definiert sind, einem einfachen Rechnungsprogramm überlassen können, in der Gewissheit, dass alles formal in Ordnung ist.
Das richtige Rechnungsstellungsprogramm
Es gibt viele Abrechnungsprogramme auf dem Markt, und auch die Preisspanne kann sehr unterschiedlich sein. Oft gibt es Testversionen oder Videos der Software. Schauen Sie sich die Angebote genau an. Hier sind einige Tipps, auf die Sie achten sollten. Das sollte ein einfaches Rechnungsprogramm können.
- Benutzerfreundlichkeit
Sind die Symbole klar und selbsterklärend, funktioniert das Programm reibungslos, unkompliziert und intuitiv? Je weniger Sie eingeben und nachschlagen müssen, desto schneller sind Sie fertig. Dadurch wird auch das Risiko von Fehlern minimiert.
- Bündelung von Vorhaben
Ein gutes Fakturierungsprogramm bietet mehr als nur eine Eingabemaske. Angebote, Gutschriften und Rechnungen müssen in einer verständlichen Form präsentiert werden, die vorzugsweise an Ihren Kommunikationsstil mit Interessenten und Kunden angepasst ist. Außerdem müssen offene Rechnungen schnell erkennbar sein, damit die Zahlungen angefordert werden können. Nur so kann ein gutes Finanzmanagement gewährleistet werden.
- Verständlichkeit
Die Benutzung muss einfach und klar sein, d. h. keine komplizierten Vorgänge und Aktionen, wobei sowohl die Bildschirme als auch die Hilfeinformationen in Alltagssprache und ohne Fachausdrücke wiedergegeben werden. Schwer verständliche Programme sind in der Regel für größere Unternehmen mit eigenen Buchhaltern konzipiert und daher überflüssig.
- Versand
Das Fakturierungsprogramm muss in der Lage sein, Rechnungen auf unkomplizierte Weise elektronisch an die Kunden zu senden, ohne dass dafür Postdienste erforderlich sind (obwohl diese Möglichkeit bestehen muss). Auch andere Dokumente für Kunden wie Preisangebote und natürlich Zahlungserinnerungen sollten Sie mit minimalem Aufwand erstellen und automatisch versenden können.
- E-Rechnungen
Die Digitalisierung ist seit einiger Zeit die Lösung, um die Verwaltung arbeitsfähig zu halten. Um Ihren Kunden einen besseren Service bieten zu können, aber auch in Ihrem eigenen Interesse, sind elektronische Versionen Ihrer Rechnungen unerlässlich. Vergewissern Sie sich, dass diese geeignet sind, elektronisch an die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet zu werden.
Wenn Sie das beachten, finden Sie sicher ein günstiges, gutes und einfaches Rechnungsprogramm für Handwerker. Eine Menge Arbeit wird Ihnen abgenommen. Die gewonnene Zeit können Sie für Kundenaufträge nutzen. Ein Geschäft mit reibungsloser Rechnungsstellung reduziert auch den Verwaltungsaufwand für Ihre Kunden und sorgt für Zufriedenheit.
Schlussfolgerung
Es lohnt sich, in ein einfaches Fakturierungsprogramm für Handwerker zu investieren. So sparen Sie Zeit und Ihre Kommunikation mit Dritten wirkt viel professioneller. Achten Sie darauf, dass Sie das Programm auswählen, das am besten zu Ihnen passt. Ideal sind die Angebote, bei denen man es eine Zeit lang (kostenlos) ausprobieren kann. Das mag wie eine Schwelle erscheinen, aber Sie werden sofort erfahren, ob und wie die Software am besten läuft.
