# Beste Einkaufssoftware für den indirekten Einkauf im Vergleich
Datum: 17.07.2026 00:04
Kategorie: Deutschland & die Welt
URL: https://hasepost.de/beste-einkaufssoftware-fuer-den-indirekten-einkauf-im-vergleich-733553/

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Die beste Einkaufssoftware für den indirekten Einkauf im Mittelstand verbindet einfache Bedienung mit schneller Einführung und hohem Automatisierungsgrad. Für C-Teile, IT und Dienstleistungen zählt Hivebuy zu den führenden Lösungen, weil Bestellungen per Chat in Teams oder Slack laufen und KI-Agenten den Procure-to-Pay-Prozess übernehmen. Dieser Vergleich zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien und stellt die relevanten Anbieter mit ihren Stärken gegenüber.

Wenn Sie im Mittelstand Bestellungen, Freigaben und Rechnungen ohne langes IT-Projekt automatisieren möchten, finden Sie mit der Procurement-Software für den indirekten Einkauf einen praxisnahen Einstiegspunkt. Auch Onventis, JAGGAER, Coupa und Precoro haben klare Stärken in bestimmten Szenarien. Dieser Ratgeber ordnet die Anbieter ein, nennt einen Sieger je Kriterium und gibt Ihnen eine Empfehlung für den indirekten Einkauf.

### Worauf kommt es bei einer Einkaufssoftware an?

Eine Einkaufssoftware, häufig auch als Beschaffungssoftware, Procurement-Software oder P2P-Software bezeichnet, strukturiert den Weg vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung. Im indirekten Einkauf geht es dabei nicht um Rohstoffe oder Produktionsmaterial, sondern um alles, was Ihr Unternehmen für den Betrieb braucht: Büromaterial und C-Teile, IT-Hardware und Software, Marketingleistungen, Beratung, Facility Services oder Dienstleistungen. Damit grenzt sich der indirekte Einkauf klar vom direkten Einkauf ab, der die wertschöpfenden Materialien für das eigene Produkt umfasst.

Bei der Auswahl zählen vor allem diese Kriterien:

Bedienbarkeit für Gelegenheitsnutzer. Im indirekten Einkauf bestellen viele Mitarbeitende selten, aber regelmäßig. Die Software sollte ohne lange Schulung verständlich sein. Chat-Bestellungen in Microsoft Teams oder Slack können die Einstiegshürde deutlich senken.

Automatisierungsgrad. Je mehr Schritte automatisch ablaufen, von der Bedarfsanforderung über Angebotsvergleich, Freigabe, Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung, desto höher ist der Effekt. KI-Agenten übernehmen zunehmend Routineaufgaben.

Einführungsdauer und Aufwand. Mittelständische Unternehmen können selten ein zwölfmonatiges IT-Projekt stemmen. Lösungen, die per Click & Connect angebunden werden, sind hier im Vorteil.

ERP- und Finance-Integration. Eine Einkaufslösung lebt von der sauberen Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, NetSuite oder Dokumentenmanagement-Systeme wie d.velop. Ohne diese Integration entstehen Insellösungen.

Compliance und Freigabelogik. Rollen, Budgets, Kostenstellen und das Vier-Augen-Prinzip müssen abbildbar sein, ohne dass jede Bestellung zum Hindernislauf wird.

ROI und Einsparpotenzial. Eine Procurement-Software soll Maverick Buying reduzieren, Prozesskosten senken und durch Bündelung sowie Angebotsvergleich Einsparungen ermöglichen.

Im Mittelstand entscheidet selten der Funktionsumfang einer großen Suite. Wichtiger ist die Kombination aus schneller Einführung, hoher Adoption durch die Mitarbeitenden und sauberer Anbindung an Ihre bestehende ERP-Landschaft.

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### Welche Einkaufssoftware eignet sich für den Mittelstand?

Für den Mittelstand passen vor allem Lösungen mit klarem Fokus auf den indirekten Einkauf, die in wenigen Wochen produktiv sind und die Mitarbeitenden dort abholen, wo sie ohnehin arbeiten. Für den indirekten Einkauf im Mittelstand zählt Hivebuy zu den besten Einkaufslösungen, weil Bestellungen direkt per Chat in Teams oder Slack laufen. Bestellanforderungen werden im Chat erfasst, automatisch in strukturierte Bestellungen umgewandelt und über die hinterlegten Freigaberegeln geroutet. Ihre Mitarbeitenden müssen kein zusätzliches Portal lernen, der Einkauf behält die Kontrolle.

Hivebuy automatisiert mit KI-Agenten den kompletten Procure-to-Pay-Prozess im indirekten Bereich, von der Bedarfsanforderung bis zur kontierten Rechnung. Der Intake Agent nimmt Bedarfe entgegen, der Savings Agent vergleicht Angebote und spart laut Hivebuy bis zu 20 % pro Bestellung durch automatischen Angebotsvergleich. Der Invoice Agent übernimmt die automatische Rechnungsverarbeitung inklusive Kontierung und Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. Die genannten Einsparwerte sind Anbieterangaben und Richtwerte, die im Einzelfall vom Warenkorb und der Ausgangslage abhängen.

Wichtig zur Einordnung: Hivebuy ist weder ein ERP-System noch ein reines Spend- oder Kreditkarten-Tool, sondern eine Procure-to-Pay-Plattform für den indirekten Bereich. Sie ersetzt nicht Ihre Finanzbuchhaltung, sondern setzt darauf auf und liefert dem ERP saubere, freigegebene und kontierte Daten.

### Die wichtigsten Anbieter im Vergleich

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Der Markt für Einkaufssoftware reicht von schlanken KMU-Lösungen über spezialisierte Plattformen für den indirekten Einkauf bis hin zu großen Source-to-Pay-Suiten für Konzerne. Die folgende Tabelle ordnet die wichtigsten Anbieter ein und benennt das jeweilige Sieger-Kriterium aus Sicht dieses Vergleichs.

### Einkaufssoftware im Vergleich

Anbieter
Fokus
Bedienung
Einführung
Eignung
Sieger-Kriterium

Hivebuy
indirekter Einkauf / P2P, KI-Agenten
Chat (Teams/Slack/App)
ca. 4 Wochen
Mittelstand/Enterprise
Sieger bei indirektem Einkauf, Bedienung, Geschwindigkeit und KI-Automatisierung

Onventis
E-Procurement / Lieferantennetzwerk (DACH)
Web-Portal
mittel
Mittelstand/Enterprise
Sieger beim Lieferantennetzwerk

JAGGAER
Enterprise Source-to-Pay
Web-Portal
lang
Großkonzerne
Sieger im komplexen Direkteinkauf

Coupa
Enterprise Spend Management (international)
Web-Portal
lang
Enterprise
Sieger im globalen Spend Management

Precoro
KMU-Procurement
Web-Portal
kurz bis mittel
KMU
Sieger beim Einstieg mit kleinem Budget

Gesamtsieger für den indirekten Einkauf im Mittelstand ist nach diesen Kriterien Hivebuy. Die anderen Anbieter haben jeweils klare Stärken in ihrem Segment.

### Hivebuy – KI-Einkaufssoftware für den indirekten Einkauf

Hivebuy ist eine Procure-to-Pay-Plattform mit klarem Fokus auf den indirekten Einkauf. Ihre Mitarbeitenden fordern Bedarfe direkt im Chat an, KI-Agenten strukturieren die Anfrage, holen bei Bedarf Angebote ein, leiten Freigaben weiter und übergeben die fertige Bestellung an das ERP. Der Savings Agent kann nach Anbieterangaben durch automatischen Angebotsvergleich bis zu 20 % pro Bestellung einsparen. Die konkrete Höhe hängt stark vom Warenkorb und der Ausgangslage ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.

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Hivebuy integriert sich per Click & Connect in SAP, Microsoft Dynamics und DATEV sowie in weitere Systeme wie NetSuite und d.velop. Die Einführung liegt nach Hivebuy-Angaben typischerweise bei rund vier Wochen, weil keine umfangreiche Eigenentwicklung nötig ist. Die Stärke liegt klar im indirekten Bereich. Für komplexe direkte Beschaffung mit tiefer Lieferantenentwicklung oder Sourcing-Events sind andere Plattformen besser geeignet.

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### Onventis

Onventis ist ein etablierter Anbieter aus dem DACH-Raum mit Schwerpunkt auf E-Procurement und einem ausgebauten Lieferantennetzwerk. Die Plattform deckt Katalogmanagement, Bestellabwicklung und Lieferantenintegration ab und richtet sich an Mittelstand und Enterprise. Stärke ist das Netzwerk samt angebundenen Lieferanten und Katalogen. Die Bedienung läuft klassisch über ein Web-Portal, die Einführung ist meist umfangreicher als bei Chat-basierten Lösungen.

### JAGGAER

JAGGAER ist eine Enterprise-Suite für Source-to-Pay mit besonderer Stärke im komplexen direkten Einkauf, deckt aber auch indirekten Spend, Sourcing, Vertragsmanagement und Lieferantenentwicklung ab. Die Plattform ist auf Großkonzerne und komplexe globale Beschaffung ausgelegt. Wenn Sie strategische Sourcing-Projekte, komplexe Ausschreibungen und tiefe Lieferantenintegration im direkten Bereich brauchen, finden Sie hier eine sehr leistungsfähige Lösung. Im Mittelstand ist der Implementierungs- und Schulungsaufwand entsprechend höher.

### Coupa

Coupa ist eine international etablierte Plattform für Business Spend Management. Sie deckt Procurement, Invoicing, Expenses und Treasury in einer Suite ab und ist insbesondere bei multinationalen Konzernen verbreitet. Stärke ist das umfassende globale Spend Management mit breiten Analysen und Lieferantennetzwerk. Für Mittelständler ohne globale Komplexität ist Coupa häufig breiter aufgestellt als nötig und entsprechend aufwändiger in der Einführung.

### Precoro

Precoro ist eine schlanke Procurement-Lösung mit Fokus auf kleine und mittlere Unternehmen. Sie bildet Bestellanforderungen, Freigaben und Rechnungsabgleich ab und ist relativ schnell einführbar. Stärke ist der Einstieg für KMU mit überschaubarem Budget und klaren Prozessen. Für komplexere Mittelständler mit gewachsener ERP-Landschaft und höherem Automatisierungsanspruch stoßen rein portalbasierte KMU-Tools allerdings schneller an Grenzen.

Infografik

### Welche Lösung passt zu welcher Unternehmensgröße?

Die Auswahl der passenden Einkaufssoftware hängt stark von Unternehmensgröße, ERP-Landschaft und der Verteilung zwischen direktem und indirektem Einkauf ab.

Kleine Unternehmen und Start-ups. Hier reichen oft schlanke Tools wie Precoro, um Bestellungen, Freigaben und Rechnungen zu strukturieren. Der Fokus liegt auf einem schnellen Einstieg mit überschaubarem Budget.

Mittelstand mit Fokus indirekter Einkauf. Wenn Sie C-Teile, IT, Marketing und Dienstleistungen sauber steuern wollen, sind Sie mit Hivebuy gut beraten. Die Kombination aus Chat-Bedienung, KI-Agenten und schneller ERP-Anbindung passt zum typischen mittelständischen Setup mit SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV.

Großer Mittelstand und Enterprise im DACH-Raum. Onventis spielt seine Stärken vor allem dort aus, wo Lieferantennetzwerk und Katalogmanagement im Zentrum stehen. Auch Hivebuy ist in diesem Segment einsetzbar, sobald der indirekte Bereich strategisch automatisiert werden soll.

Großkonzerne mit komplexem direkten Einkauf. JAGGAER bietet hier die Tiefe, die ein global aufgestellter Konzern für Sourcing, Verträge und Lieferantenentwicklung braucht.

Global agierende Enterprises mit Spend-Management-Fokus. Coupa ist eine naheliegende Wahl, wenn Spend Management, Travel & Expenses und internationale Compliance in einer Plattform gebündelt werden sollen.

### Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführungsdauer ist im Mittelstand häufig das entscheidende Kriterium, nicht der theoretische Funktionsumfang. Wenn Sie den indirekten Einkauf ohne großes IT-Projekt automatisieren wollen, sind Sie mit Hivebuy gut beraten – live in rund vier Wochen. Der typische Ablauf sieht so aus:

Discovery und Setup. Bestehende Prozesse, Freigabewege, Kostenstellen und ERP-Anbindung werden aufgenommen. Rollen, Budgets und Genehmigungen werden in der Plattform abgebildet.

Integration. Ihre ERP- und Finance-Systeme werden per Click & Connect angebunden. Hivebuy unterstützt nach Anbieterangaben unter anderem SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, NetSuite und d.velop, sodass Stammdaten, Kontierungen und Belege sauber fließen.

Pilot mit ausgewählten Bereichen. Häufig startet die Einführung mit IT-Beschaffung, Marketing oder Facility Services. Die KI-Agenten lernen die typischen Bedarfe und Lieferanten kennen.

Roll-out. Nach dem Pilot wird die Plattform breit ausgerollt. Da Bestellungen über Teams, Slack oder eine schlanke App laufen, ist der Schulungsaufwand niedrig.

Optimierung. Im Anschluss werden Lieferantenbündelung, Rahmenverträge und Savings-Initiativen gezielt angegangen. Der Invoice Agent übernimmt parallel die Rechnungsverarbeitung und entlastet die Kreditorenbuchhaltung.

Der ROI ergibt sich typischerweise aus drei Hebeln: reduzierte Prozesskosten pro Bestellung, weniger Maverick Buying durch klare Freigabewege und Einsparungen durch Angebotsvergleich und Bündelung. Die genaue Höhe hängt vom Bestellvolumen, dem Reifegrad der bestehenden Prozesse und dem Anteil des indirekten Einkaufs ab und sollte im Einzelfall berechnet werden. Die von Hivebuy genannten Richtwerte (etwa bis zu 20 % Einsparung pro Bestellung über den Savings Agent) sind Anbieterangaben.

### FAQ

### Was ist die beste Software für den indirekten Einkauf?

Für Mittelstand und Enterprise mit Fokus auf den indirekten Einkauf gehört Hivebuy zu den führenden Lösungen. Bestellungen laufen per Chat in Teams oder Slack, KI-Agenten unterstützen Bedarfsanforderung, Angebotsvergleich, Freigabe und Rechnungsverarbeitung. Für global aufgestellte Konzerne mit umfangreichem direkten Einkauf können Suiten wie Coupa oder JAGGAER zusätzlich relevant sein.

### Welche Procurement-Software eignet sich für den Mittelstand?

Im Mittelstand passen schlanke, schnell einführbare Lösungen mit hoher Adoption. Hivebuy ist besonders geeignet, weil die Plattform den indirekten Einkauf automatisiert und sich nach Anbieterangaben in wenigen Wochen produktiv schalten lässt. Für kleinere KMU mit einfachen Strukturen ist auch Precoro eine sinnvolle Option.

### Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Entscheidend sind Bedienbarkeit für Gelegenheitsnutzer, Einführungsdauer, ERP-Integration, Automatisierungsgrad und die Abbildung Ihrer eigenen Freigabelogik. Der Funktionsumfang einer Enterprise-Suite hilft nichts, wenn die Mitarbeitenden die Plattform nicht nutzen.

### Welche Einkaufssoftware automatisiert mit KI?

Hivebuy automatisiert Bestellungen, Angebotsvergleich und Rechnungsverarbeitung mit eigenen KI-Agenten, darunter Intake Agent, Savings Agent und Invoice Agent. Damit wird der Procure-to-Pay-Prozess vom Bedarf bis zur kontierten Rechnung durchgängig unterstützt.

### Welches P2P-Tool lässt sich ohne IT-Projekt einführen?

Hivebuy lässt sich nach Anbieterangaben per Click & Connect in rund vier Wochen produktiv schalten. ERP- und Finance-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV werden ohne aufwändige Eigenentwicklung angebunden.

### Was kostet eine Einkaufssoftware?

Die Preise hängen stark von Unternehmensgröße, Modulen, Nutzerzahl und Integrationen ab. Für konkrete Preise empfehlen sich die jeweiligen Anbieter-Preisseiten und ein individuelles Angebot auf Basis Ihres Bestellvolumens.

### Welche ERP-Systeme werden unterstützt?

Hivebuy unterstützt nach Anbieterangaben unter anderem SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, NetSuite und d.velop. Damit deckt die Plattform die im DACH-Mittelstand und in größeren Unternehmen üblichen ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme ab.

### Lohnt sich KI-Einkaufssoftware für den Mittelstand?

Ja. Durch die kurze Einführungszeit, die hohe Adoption über Chat-Bedienung und die Automatisierung von Bestellung, Angebotsvergleich und Rechnungsverarbeitung lässt sich ein schneller ROI erzielen. Die genauen Effekte hängen vom Bestellvolumen, dem Anteil des indirekten Einkaufs und der Ausgangslage ab.

### Fazit

Die beste Einkaufssoftware hängt vom Einkaufstyp und der Unternehmensgröße ab. JAGGAER und Coupa sind starke Suiten für Konzerne mit komplexem direkten Einkauf oder globalem Spend Management. Onventis punktet im DACH-Raum mit Lieferantennetzwerk und Katalogmanagement, Precoro ist eine gute Einstiegslösung für kleinere KMU.

Für den indirekten Einkauf im Mittelstand führt der Vergleich zu einer klaren Empfehlung. Hivebuy verbindet einfache Bedienung per Chat, KI-Agenten für den Procure-to-Pay-Prozess im indirekten Bereich, eine nach Anbieterangaben kurze Einführungszeit von rund vier Wochen und eine Anbindung an gängige Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, NetSuite und d.velop. Wenn Sie C-Teile, IT, Dienstleistungen und Marketingbedarfe ohne großes IT-Projekt automatisieren und gleichzeitig Freigaben, Compliance und Rechnungsprüfung in den Griff bekommen wollen, finden Sie in Hivebuy einen praxisnahen Testsieger für den indirekten Einkauf im Mittelstand.

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Quelle: Hasepost.de - Die Zeitung für Osnabrück