Für einen Firmenumzug gibt es unterschiedliche Gründe. Expandiert das Unternehmen, benötigt man mehr Büroräume. Aber auch steuerliche Überlegungen können hinter einem Umzug stehen. Wer bereits privat umgezogen ist, kennt den Aufwand. Der Umzug einer ganzen Firma schließt jedoch mehr Personen und eventuell mehr Gegenstände sowie sensible Daten ein. Daher erfordert der Bezug neuer Büroräumlichkeiten exakte Planung.
Den Firmenumzug vorbereiten
Wer sein Unternehmen umsiedelt, muss einige Aufgabengebiete im Auge behalten. In Bezug auf die Betriebsstätte müssen die Fristen der Mietverträge des alten und neuen Bürogebäudes beachtet werden. Auch den Wechsel von Strom- und Telekommunikationsanbietern sollte man rechtzeitig in Angriff nehmen. Hinzu kommt die Koordination der Mitarbeiter. Diese sollten bereits informiert werden, sobald ein Umzug erwogen wird. Schließlich könnte der Standortwechsel des Unternehmens auch das Privatleben der Mitarbeiter beeinflussen. Sei es ein längerer Weg in die Arbeit, ein Umstieg auf andere Verkehrsmittel oder gar das Erfordernis, sich eine neue Wohnung in der Nähe des neuen Unternehmensstandortes zu suchen. Die frühzeitige Information der Mitarbeiter über den Umzug ist also wichtig, damit die Angestellten sich auf die neue Situation einstellen können. Darüber hinaus kann der Umzug für die Optimierung des Arbeitsplatzes genutzt werden. Bezieht man das Personal in die Planung der neuen Arbeitsstätte mit ein, können Arbeitsprozesse gegebenenfalls optimiert werden. Da der Firmenumzug eine zeitintensive Aufgabe ist, sollte man die Zusammenarbeit mit einer professionellen Umzugsfirma in Betracht ziehen. Schließlich muss man nicht nur Kisten auspacken, transportieren und den neuen Standort einrichten. Zu einem Umzug gehört auch ein hoher Organisations- und Informationsaufwand. Sobald ein neuer Firmenstandort gefunden ist, sind selbstverständlich auch die Geschäftspartner und Kunden vorab über die Adressänderung zu informieren. Auch amtlichen Behörden ist die neue Geschäftsadresse unverzüglich mitzuteilen.
Den Büroumzug managen
Beim Firmenumzug gilt es vieles gleichzeitig im Blick zu behalten. Listen und Pläne sind ein hilfreiches Tool, um die Übersicht zu behalten. Auf einer Inventarliste hält man alle Gegenstände fest, die in das neue Büro mitgenommen werden. Dabei sollte man im Hinterkopf behalten, dass die Kosten für die Übersiedelung vom Umzugsvolumen abhängen. Je weniger Gegenstände zu transportieren sind, desto günstiger der Umzug. Daher lohnt es sich, vor dem Transport die alten Büroräume zu entrümpeln. So spart man nicht nur Geld. Im neuen Büro hat man später ausschließlich jene Gegenstände, die man wirklich zum Arbeiten benötigt. Neben der Inventarliste ist ein Einrichtungsplan empfehlenswert. Dieser Plan zeigt genau, wo welche Möbel im neuen Büro stehen werden. Dieses Wissen ist auch fürs Ausmisten wichtig. Denn wenn man eine genaue Vorstellung von den neuen Arbeitsräumlichkeiten hat, kann man gezielter entrümpeln.
Nach dem Umzug ins neue Büro
Nachdem alle Möbel an ihrem neuen Platz angekommen sind und die Mitarbeiter im neuen Büro arbeiten, sind noch nicht alle Aufgaben des Umzugs abgeschlossen. Denn bei fast jedem Umzug entstehen Schäden beim Transport. Entweder weisen nun manche Möbelstücke Schrammen auf oder wurden gar nicht erst ins neue Büro geliefert. Stellt man solche Schäden fest, sind sie umgehend zu reklamieren. Strom, Heizung und Telefon sind selbstverständlich schon vor dem Eintreffen der Mitarbeiter einzurichten. Doch auch außerhalb des Firmengeländes sind nach dem Umzug Anpassungen erforderlich. Beispielsweise müssen außen neue Schilder angebracht werden, damit Kunden und Lieferanten zum Unternehmen finden. Zudem kann es nicht schaden, die Versicherungsunterlagen für das neue Büro unter die Lupe zu nehmen. Zuletzt müssen die neuen Kontaktdaten des Unternehmens auch im Impressum der eigenen Website nachzulesen sein.
Darum ist die Hilfe eines Umzugsunternehmens sinnvoll
Egal, ob in der Stadt oder am Land – ein Firmenumzug kostet viel Planung, Zeit und Energie. Statt die eigene Arbeitszeit zu vergeuden, kann man den Umzug den Experten überlassen. Schließlich arbeiten Umzugstransportunternehmen meist schneller als man selbst, da es ihr Tagesgeschäft ist. Außerdem geht bei Möbelpackern deutlich weniger kaputt als beim Transport durch Laien. Zwar kann man in Deutschland zwischen vielen unterschiedlichen Umzugstransportunternehmen wählen. Jedoch ist es bei dieser großen Auswahl manchmal schwer, einen kompetenten Profi zu finden. Für den Firmenumzug eignet sich eine Transportfirma, die sich auf geschäftliche Umzüge spezialisiert hat. Diese übernehmen neben dem Möbeltransport auch das Umzugsmanagement und die Abfallverwertung.
Fazit
Möchte man die Firma in ein neues Büro verlegen, sollte man Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner schon frühzeitig darüber in Kenntnis setzen. Der Umzug selbst sollte ausführlich geplant und dokumentiert werden. Transportunternehmen unterstützen Firmen umfassend beim Umzug. So hat man als Unternehmen einen Ansprechpartner, der alle Aspekte des Umzugs organisiert.
